Papierlose Büros leisten einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Vor allem aber haben sie wirtschaftliche Vorteile. Moderne Technologien machen Papier im Geschäftsalltag scheinbar obsolet. Aber hat ein papierloses Büro auch Nachteile? Die Vor- und Nachteile digitaler Archivierung im Überblick:

Das papierlose Büro kann zuhause oder im Unternehmen umgesetzt werden. In jedem Fall bietet es großes Potenzial für optimierte Prozesse. Es spart Kosten, verbessert die Zusammenarbeit und schont die Umwelt. Vielen Unternehmen fällt der Einstieg in das  papierlose Arbeiten jedoch nicht ganz leicht. Denn wer das eigene Büro digitalisieren will, muss vertraute Abläufe ändern und alte Gewohnheiten ablegen. Die benötigten Technologien sind zwar längst verfügbar. Dennoch halten bislang viele Unternehmen an papierbasierten Dokumenten und Ablagen fest.

Wir erklären Ihnen gerne, wie sich die digitale Transformation auf ein papierloses Büro für Sie erfolgreich umsetzen lässt!
Erfahren Sie, worauf Sie auf dem Weg zum rein digitalen  Büro achten sollten und wie Sie den Prozess erfolgreich in den Geschäftsalltag integrieren.

Die tägliche Arbeit mit Dokumenten aus Papier ist für viele Menschen selbstverständlich. Meist wird dieses Vorgehen gar nicht erst hinterfragt. Dabei hat diese Arbeitsweise große Nachteile. Unternehmen sollten sich fragen, ob der massenhafte Einsatz von Papier tatsächlich in ihrem Interesse ist.√

Um das digitale Büro Wirklichkeit werden zu lassen, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Unter der Belegschaft muss eine Akzeptanz für papierloses Arbeiten geschaffen werden. Aber auch aus rein technischer Sicht gibt es einiges zu beachten. Das sind die wichtigsten Punkte für den erfolgreichen Umstieg auf digitales Unternehmertum:

Vorausschauende Planung als Basis
Wie bei jedem großen Projekt sollten Sie zunächst den Aufwand und die benötigte Zeit abschätzen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menge an Dokumenten, die digitalisiert und archiviert werden müssen. Entwickeln Sie einen Zeitplan für die Umstellung auf das papierlose Büro. Legen Sie eine Ordnerstruktur und Abläufe fest, an denen sich Ihre Mitarbeiter orientieren.

Auf die richtige Hardware setzen
Ein papierloses Unternehmen erfordert zunächst die Digitalisierung der Papierbestände. Ein guter Scanner macht papierlose Büros dabei erst möglich. Entscheiden Sie sich für ein zuverlässiges Modell, das zudem über eine WLAN-Funktion verfügt. Ein moderner Scanner sollte zudem über automatische Dokumentenerkennung verfügen. Gescannte Dokumente werden so automatisch identifiziert und vorsortiert.

Auf die richtige Software setzen
Um wichtige Dokumente zu digitalisieren und zu bearbeiten, wird Software benötigt. Verschiedene Aufgabenfelder erfordern dabei unterschiedliche Programme.

Analoge Arbeitsabläufe digitalisieren
Die Prozesse im Unternehmen sollten Schritt für Schritt digitalisiert werden. Für die Mitarbeiter muss nachvollziehbar sein, was sich ändert. Es sollte einen klaren Leitfaden dafür geben, wie bestimmte Abläufe in Zukunft gehandhabt werden. Die Digitalisierung des Büroalltags sollte für jedes Unternehmen individuell und im eigenen Tempo erfolgen.
Die erfolgreiche Implementierung eines papierlosen Büros funktioniert nur Top-Down. Die Führungskräfte müssen es also vormachen, allen voran der Chef. Werden digitale Arbeitsabläufe konsequent gelebt, lassen sie sich erfolgreich nachhaltig verankern.

Der Trend zu papierlosen Büros wird in Deutschland von der Regierung aktiv vorangetrieben. Etwa durch die Verabschiedung des E-Rechnungsgesetzes. Demnach dürfen Lieferanten der öffentlichen Hand keine Rechnungen in Papierform mehr stellen. Aber gibt es umgekehrt auch Pflichten zur analogen Aufbewahrung von Unterlagen? Welche Dokumente dürfen nicht digitalisiert werden?

Dokumente zu digitalisieren, ist rechtlich betrachtet unproblematisch. Allerdings müssen bestimmte Daten trotz Digitalisierung in Papierform aufbewahrt werden. Das Abspeichern als elektronische Akte/E-Akte genügt dann nicht. Beispiele hierfür sind Notarverträge, Urkunden, Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse. Bis auf eine Handvoll Ausnahmen spricht gesetzlich also nichts dagegen, Papierdokumente vollständig aus dem Geschäftsalltag zu verbannen.

Das Konzept hinter papierlosen Büros erklärt sich im Grunde von selbst. Papierlose Unternehmen wollen kein Papier für tägliche Aufgaben verwenden. Stattdessen setzen sie auf vollständige Digitalisierung mit Hilfe moderner Technologie und Software wie PETRA, die Lösung der IP Systeme.
Die papierlose Verwaltung erstreckt sich im Idealfall über das ganze Unternehmen. Egal, ob Rechnungen für die Buchhaltung oder Bewerbungen für die Personalabteilung: Dokumente werden digital archiviert, um möglichst kein Papier zu verbrauchen.
Ein kompletter Verzicht auf Papier ist nicht immer möglich. Wo es geht, soll Papier jedoch aus dem Geschäftsalltag verschwinden. Auf den Punkt gebracht erfüllt ein papierloses Büro bzw. Unternehmen folgende Kriterien:

Der Verzicht auf Papier geht also einher mit umfassender Digitalisierung. Im papierlosen Büro kommen Software und Hardware zum Einsatz, um das Tagesgeschäft zu optimieren. Intern und extern erfolgt der Schriftverkehr per E-Mail. Bestehende Akten werden digitalisiert, um im Rahmen einer elektronischen Aktenführung flexibler zu arbeiten.

Das Ziel einer papierlosen Verwaltung besteht insbesondere in der Optimierung täglicher Arbeitsabläufe. Workflows im papierlosen Büro, sowohl zuhause als auch im Unternehmen, sollen beschleunigt werden. Papierlose Unternehmen wollen zudem verantwortungsvoll mit natürlichen Ressourcen umgehen. Durch verringerten Ressourcenverbrauch sind sie nachhaltiger.

Wo sich Papierdokumente nicht vermeiden lassen, sollten diese aus möglichst umweltfreundlicher Herstellung stammen. Papier mit dem Kennzeichen “Blauer Engel” etwa besteht vollständig aus recyceltem Altpapier.