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Papierloses BüroEndlich papierlos arbeiten
  • Kostensenkung
  • Produktivitätssteigerung
  • Mehr Sicherheit

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Papierloses Büro: Vorteile und Tipps zur Umsetzung

Digitalisierung im Büroalltag erfolgreich umsetzen

Das papierlose Büro kann zuhause oder im Unternehmen umgesetzt werden. In jedem Fall bietet es großes Potenzial für optimierte Prozesse. Es spart Kosten, verbessert die Zusammenarbeit und schont die Umwelt. Vielen Unternehmen fällt der Einstieg in das  papierlose Arbeiten jedoch nicht ganz leicht. Denn wer das eigene Büro digitalisieren will, muss vertraute Abläufe ändern und alte Gewohnheiten ablegen. Die benötigten Technologien sind zwar längst verfügbar. Dennoch halten bislang viele Unternehmen an papierbasierten Dokumenten und Ablagen fest.

Wir erklären, warum sich der Umstieg auf ein papierloses Büro lohnt. Erfahren Sie, worauf Sie auf dem Weg zum rein digitalen  Büro achten sollten und wie Sie den Prozess erfolgreich in den Geschäftsalltag integrieren.

Status Quo: Welche Nachteile haben papierbasierte Prozesse?

Die tägliche Arbeit mit Dokumenten aus Papier ist für viele Menschen selbstverständlich. Meist wird dieses Vorgehen gar nicht erst hinterfragt. Dabei hat diese Arbeitsweise große Nachteile. Unternehmen sollten sich fragen, ob der massenhafte Einsatz von Papier tatsächlich in ihrem Interesse ist.√

Die Kosten

Mit Papier zu arbeiten, ist teuer. Da gibt es die direkten Kosten für Papier und Druckerkosten. Hinzu kommen erhebliche indirekte Kosten. So nimmt die Lagerung von Papierdokumenten eine Menge Platz in Anspruch. Und wer mehr Platz benötigt, zahlt auch mehr Miete. Zudem erfordern Versenden, Kopieren und Archivieren viel Zeit. Das schlägt sich in unnötig hohen Personalkosten nieder. Auch das Porto wird immer teurer.

Die Ineffizienz

Unterlagen, die digitalisiert werden, sind in einer vernetzten Bürowelt immer und überall verfügbar. Anders sieht es bei analogen Dokumenten aus Papier aus. Oft müssen diese erst kopiert und zwischen den Abteilungen hin- und herbewegt werden. Das bringt Abläufe ins Stocken und kostet Zeit. Mitarbeiter könnten diese Zeit für produktivere Tätigkeiten nutzen.

Zudem ist Papier fragil. Ein Brand oder eine Überschwemmung kann ein Papierarchiv unvorhergesehen vernichten. Das kann betroffene Unternehmen in große Schwierigkeiten bringen.

Die Umweltschäden

Die Herstellung eines einzigen DIN A4-Blattes benötigt zehn Liter Wasser. Dazu kommt die Umweltbelastung durch Holzverbrauch und Transport. In der Regel werden dann Inhalte darauf gedruckt, die nach kurzer Zeit schon wieder veraltet sind. Eines ist klar: nachhaltig geht anders! Die Arbeit mit Papier kostet viele natürliche Ressourcen. Verantwortungsbewusste Unternehmen sollten umweltschonendere Alternativen in Erwägung ziehen.
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Wie genau ist ein “digitalisiertes Büro” oder “papierloses Büro” definiert?

Das Konzept hinter papierlosen Büros erklärt sich im Grunde von selbst. Papierlose Unternehmen wollen kein Papier für tägliche Aufgaben verwenden. Stattdessen setzen sie auf moderne Technologie.

Die papierlose Verwaltung erstreckt sich im Idealfall über das ganze Unternehmen. Egal, ob Rechnungen für die Buchhaltung oder Bewerbungen für die Personalabteilung: Dokumente werden digital archiviert, um möglichst kein Papier zu verbrauchen.

Ein kompletter Verzicht auf Papier ist nicht immer möglich. Wo es geht, soll Papier jedoch aus dem Geschäftsalltag verschwinden. Auf den Punkt gebracht erfüllt ein papierloses Büro bzw. Unternehmen folgende Kriterien:
  • Digitale Ablage: Unternehmen nutzen Hardware (z.B. Festplatten) und Software (z.B. Cloud-Dienste), um Dokumente zu speichern.
  • Digitaler Transfer: Unterlagen werden bei der papierlosen Verwaltung elektronisch versendet. Auch die Post wird digitalisiert.
  • Elektronische Archivierung: Mithilfe von Scannern werden im papierlosen Büro alte Dokumente digitalisiert und archiviert. Das gewährleistet eine einheitliche Speicherform.
Der Verzicht auf Papier geht also einher mit umfassender Digitalisierung. Im papierlosen Büro kommen Software und Hardware zum Einsatz, um das Tagesgeschäft zu optimieren. Intern und extern erfolgt der Schriftverkehr per E-Mail. Bestehende Akten werden digitalisiert, um im Rahmen einer elektronischen Aktenführung flexibler zu arbeiten.

Das Ziel einer papierlosen Verwaltung besteht insbesondere in der Optimierung täglicher Arbeitsabläufe. Workflows im papierlosen Büro, sowohl zuhause als auch im Unternehmen, sollen beschleunigt werden. Papierlose Unternehmen wollen zudem verantwortungsvoll mit natürlichen Ressourcen umgehen. Durch verringerten Ressourcenverbrauch sind sie nachhaltiger.

Wo sich Papierdokumente nicht vermeiden lassen, sollten diese aus möglichst umweltfreundlicher Herstellung stammen. Papier mit dem Kennzeichen “Blauer Engel” etwa besteht vollständig aus recyceltem Altpapier.
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Thomas Mark
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro


Digitale Aktenführung und automatisierte Rechnungsverarbeitung entlasten Krankenhäuser

Von der Digitalisierung von Geschäftsprozessen profitieren nicht nur Unternehmen. Die Regierung hat die Vorteile papierloser Verwaltung längst erkannt. Mit dem Krankenhaus-Zukunftsgesetz (KHZG) etwa soll die Digitalisierung in Krankenhäusern vorangetrieben werden.

Von dieser zunehmenden Digitalisierung im Gesundheitswesen verspricht man sich eine effizientere Verwaltung und Organisation. Digitale Dokumentenmanagement Systeme entlasten Mitarbeiter und beschleunigen Prozesse, was letztlich den Patienten zugutekommt.
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Was sind die Vorteile eines papierlosen Büros? Welche Nachteile hat es?

Papierlose Büros leisten einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Vor allem aber haben sie wirtschaftliche Vorteile. Moderne Technologien machen Papier im Geschäftsalltag scheinbar obsolet. Aber hat ein papierloses Büro auch Nachteile? Die Vor- und Nachteile digitaler Archivierung im Überblick:

Kostensenkung

Jedes Jahr druckt ein Mitarbeiter in Deutschland durchschnittlich Papierdokumente für 360 Euro aus. Hinzu kommen Personalkosten für das Ausdrucken, Sortieren und Abheften.

Wird ein archiviertes Dokument später noch einmal benötigt, muss es häufig erst gesucht werden. Das kostet Zeit und damit auch Geld. Hinzu kommen zusätzliche Mietkosten für die Abstellfläche von Aktenschränken. Alles in allem kommt so ein erheblicher Kostenblock zustande.

Durch das Digitalisieren von Dokumenten und Schriftstücken sparen Sie diese vermeidbaren Kosten ein. Auf ein ganzes Jahr gerechnet verringert sich der finanzielle Verwaltungsaufwand mithilfe von elektronischer Archivierung deutlich.

Produktivität

In immer mehr Unternehmen spielt dezentrale und mobile Arbeit eine Rolle. Die digitale Ablage von Dokumenten ist eine wichtige Voraussetzung für diesen Trend. Digitalisierte Dokumente lassen sich bei Bedarf verknüpfen, um beispielsweise die digitale Rechnungsbearbeitung effizienter zu gestalten. Zudem werden Unternehmen vonseiten ihrer Geschäftspartner immer häufiger mit digitalen Geschäftsprozessen konfrontiert. An diese Entwicklung sollten sie sich frühzeitig anpassen.

Sicherheit

Auf einer digitalen Ablage sind unternehmens-kritische Informationen dank Verschlüsselung gut geschützt. Überschwemmungen oder Brände können dezentralen digitalen Ablagen nichts anhaben. Backups stellen sicher, dass wichtige Dokumente niemals verloren gehen. Die digitale Ablage von Dokumenten erleichtert zudem die Einhaltung interner Zugangsbeschränkungen.

Papierlos Arbeiten: Hat ein papierloses Büro auch Nachteile?

Zu den größten Herausforderungen gehört der Prozess der Umstellung. Mitarbeiter ändern gewohnte Arbeitsabläufe möglicherweise nur ungern. Dazu können mangelnde EDV-Kenntnisse in Teilen der Belegschaft kommen. Rein digitales Arbeiten im Büro muss daher erst gelernt werden.

Ein möglicher Nachteil ergibt sich zudem aus Geschäftspartnern, die weiterhin auf Papierdokumente setzen. Die Zusammenarbeit erfordert dann eine laufende Synchronisation von analogen und digitalen Unterlagen.
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So funktioniert ein Papierloses Büro!

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Wie funktioniert der Umstieg auf ein papierloses Büro? Tipps zur Umsetzung  

Um das digitale Büro Wirklichkeit werden zu lassen, müssen alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Unter der Belegschaft muss eine Akzeptanz für papierloses Arbeiten geschaffen werden. Aber auch aus rein technischer Sicht gibt es einiges zu beachten. Das sind die wichtigsten Punkte für den erfolgreichen Umstieg auf digitales Unternehmertum:
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Vorausschauende Planung als Basis

Wie bei jedem großen Projekt sollten Sie zunächst den Aufwand und die benötigte Zeit abschätzen. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menge an Dokumenten, die digitalisiert und archiviert werden müssen. Entwickeln Sie einen Zeitplan für die Umstellung auf das papierlose Büro. Legen Sie eine Ordnerstruktur und Abläufe fest, an denen sich Ihre Mitarbeiter orientieren.
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Auf die richtige Hardware setzen

Ein papierloses Unternehmen erfordert zunächst die Digitalisierung der Papierbestände. Ein guter Scanner macht papierlose Büros dabei erst möglich. Entscheiden Sie sich für ein zuverlässiges Modell, das zudem über eine WLAN-Funktion verfügt. Ein moderner Scanner sollte zudem über automatische Dokumentenerkennung verfügen. Gescannte Dokumente werden so automatisch identifiziert und vorsortiert.
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Auf die richtige Software setzen

Um wichtige Dokumente zu digitalisieren und zu bearbeiten, wird Software benötigt. Verschiedene Aufgabenfelder erfordern dabei unterschiedliche Programme.
  • Vor allem muss im papierlosen Büro das Dokumentenmanagement effizient und zuverlässig funktionieren. Die gewählte Software-Lösung sollte eine strukturierte und rechtssichere Ablage von Dateien ermöglichen.
  • Für die Dokumenten-Digitalisierung sollte ein Programm gewählt werden, das Daten automatisch auslesen und einordnen kann.
  • Ein papierloses Büro erfordert einen digitalen Posteingang. PETRA (Der digitale Posteingang von IP Systeme) nimmt Ihnen einen Großteil der Arbeit ab und erfasst alle eingehenden Dokumente einheitlich.
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Analoge Arbeitsabläufe digitalisieren

Die Prozesse im Unternehmen sollten Schritt für Schritt digitalisiert werden. Für die Mitarbeiter muss nachvollziehbar sein, was sich ändert. Es sollte einen klaren Leitfaden dafür geben, wie bestimmte Abläufe in Zukunft gehandhabt werden. Die Digitalisierung des Büroalltags sollte für jedes Unternehmen individuell und im eigenen Tempo erfolgen.

Die erfolgreiche Implementierung eines papierlosen Büros funktioniert nur Top-Down. Die Führungskräfte, allen voran der Chef, müssen es also vormachen. Werden digitale Arbeitsabläufe konsequent gelebt, lassen sie sich erfolgreich nachhaltig verankern.

Gibt es beim papierlosen Büro rechtliche Aspekte, die zu berücksichtigen sind?

Der Trend zu papierlosen Büros wird in Deutschland von der Regierung aktiv vorangetrieben. Etwa durch die Verabschiedung des E-Rechnungsgesetzes. Demnach dürfen Lieferanten der öffentlichen Hand keine Rechnungen in Papierform mehr stellen. Aber gibt es umgekehrt auch Pflichten zur analogen Aufbewahrung von Unterlagen? Welche Dokumente dürfen nicht digitalisiert werden?

Dokumente zu digitalisieren, ist rechtlich betrachtet unproblematisch. Allerdings müssen bestimmte Daten trotz Digitalisierung in Papierform aufbewahrt werden. Das Abspeichern als elektronische Akte/E-Akte genügt dann nicht. Beispiele hierfür sind Notarverträge, Urkunden, Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüsse. Bis auf eine Handvoll Ausnahmen spricht gesetzlich also nichts dagegen, Papierdokumente vollständig aus dem Geschäftsalltag zu verbannen.