Die Ausgangssituation: Archivierung auf Papier

Das digitale Arbeiten, das papierloses Büro sowie die E-Akte sind die bestimmenden Themen der letzten Jahre und medial sehr präsent, doch die Realität in mittelständischen Unternemen, Banken und Behörden sieht oft anders aus.

  • Überquellende Aktenschränke & Aktenberge
  • Lange Reaktionszeiten auf Kundenanfragen
  • Starre und unflexible Strukturen (papiergetrieben)
  • Keine Home-Office Möglichkeit (nur lokale Arbeit)
  • Nicht umweltfreundlich sondern papierintensiv
  • Zeitintensive Recherche

 

Aktendigitalisierung nach dem SEK Prinzip

IP Systeme bietet Ihnen die Möglichkeit, die gesamten Akten und Dokumete zu digitalisieren, verschlagworten und ins Archiv zu übergeben. Wir unterscheiden uns hier klar von anderen Mitbewerben, denn wir folgen dem von uns entwicklten SEK Prinzip.

S = Systembereitstellung der Software (ink. Unterstützung bei der Scantechnik)

E = Erfassung – (Digitalisierung der Dokumente durch den Kunden)

K = Kundenbasierte Verschlagwortung: Sie wissen am besten, welche Dokumente mit welchem Begriff, wie indiziert (Verschlagwortung) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitschrittes an IP Systeme denkbar, ganz wie es das Projekt sowie die personellen Ressourcen erfordern.

Die Lösung:

Die Aktendigitalisierung nach dem SEK Prinzip verspricht eine schnelle gezielte Aktenbearbeitung, bei der Sie ihre eigenen Mitarbeiter einsetzen können. Es fährt kein LKW mit Akten von A nach B und es ensteht somit kein Umzugschaos. Sie bestimmen Ihr Tempo und Ihre Kapazitäten selbst. Durch diese Vorgehensweise verlassen Ihre sensiblen Bestandsakten zu keinem Zeitpunkt das eigene Haus und sind somit auch für die Bearbeitung jederzeit im Zugriff.

Damit entfallen die gesamten Logistikkosten und somit ein Teil der Gesamtkosten für die Digitalisierung Ihrer Dokumente. Mit unserer Anwendung können Sie Akten indizieren und recherchieren. Die Verschlagwortung kann so vorgenommen werden, wie Sie es wünschen und brauchen – nicht nur ein Suchbegriff je Akte, sondern wahlweise je Dokumententyp kann auch auf Einzeldokumentenbasis indiziert werden.

Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, somit realisieren Sie Ihr papierloses Büro.

Unsere Lösung ist eine „Software as a Service Lösung“ (SaaS), damit entfallen auch die Server und IT Kosten und Sie können von jedem beliebigen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen, Bank, Behörde oder vom Home Office darauf zugreifen.

Lösungsumfang

Wir bieten Ihnen eine moderne Softwarelösung, mit welcher Sie Bestandsakten (Altakten) digitalisieren und indizieren können. Sie können über die Aktendigitalisierungssoftware von IP Systeme so gut wie alle Dokumente digitalisieren und indizieren.

  • Personalakten
  • Rechnungen,  Mahnungen
  • Kundenakten, Kundenformulare
  • Bestellungen, Auftragsbestätigungen
  • Auswertungen, Revisionsakten
  • Genehmigungen, Prüfberichte
  • Kreditakten, Bankakten allg.
  • Lieferscheine

Weiterer Lösungsumfang

Um ein papierloses Büro zu realisieren, ist es essenziell, auch aktuell ankommende papierhafte Dokumente (Post) von Beginn an, zu digitalisieren. Durch die Realisierung eines digitalen Posteingangs entstehen erst gar keine neuen papierhaften Akten mehr. Des Weiteren kann dort gezielt ein Dokumentenworkflow angelegt werden, somit ist eine zielgenaue digitale Dokumentenverteilung gewährleistet.

Archivübergabe – Archivschnittstellen

Nach erfolgter Digitalisierung und Erfassung der Dokumnete übergeben wir die Dokumente reibungslos in Ihre gewünschte Ablage oder Archiv. Durch die Indizierung der Dokumente finden Sie alles sekundenschnell und zielgenau wieder.

Sprechen Sie uns an. Wir erarbeiten mit Ihnen ein individuelles Lösungskonzept umbestehende Archive anzubinden. Nehmen Sie  Kontakt auf, um eine unverbindlich Prüfung zu veranlassen, sowie Ihre digitalen und bisher noch analogen Dokumente in einem Archiv zu vereinen.

Mögliche Eingangskanäle (Scan Quellen)

Generell ist unsere Softwarelösung für die Aktendigitalisierung herstellerungebunden. Egal, durch welchen Eingangskanal Sie ihre Dokumente einscannen, sie landen immer in unserer Digitalisierungslösung.

  • Scanner
  • Netzwerkscanner
  • Multifunktionsgeräte (MFP/MFG)
  • Upload-Funktion zum Einfügen einzelner Dateien
  • Import aus Verzeichnissen (Massenimport)
  • Mail Weiterleitung (Einzelner E-Mails in den Posteingang)
  • Mail Import (Auslesen ganzer Mailverzeichnisse)

Weitere Infomationen im kostenlosen Download

Jetzt zum Download

 

Altaktendigitalisierung mit IP Systeme

Die Vorteile in Kürze

  • Prozessverbesserung (papierloses Büro / lückenlose Nachvollziehbarkeit)
  • Zeitersparnis (beschleunigter Arbeitsprozess auch im Home Office)
  • Kostengüstige Aktendigitalisierung aufgrund des SEK Prinzips
  • Keine Installation notwendig (Zugang per Web Browser)
  • Entfall der Logistikkosten und Wegezeiten
  • Archivübergabe + Recherchefunktion
  • Höchste Sicherheitsstandards

Erleben Sie unsere innovativen Lösungen Live

Unsere Experten präsentieren Ihnen unsere Lösungen gerne per Webpräsentation oder vor Ort.

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Digitalisieren Sie Ihre Akten mit der Softwarelösung von IP Systeme

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