Aktendigitalisierung für Genossenschaftsbanken

Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung geben wir Ihnen folgende Tipps mit an die Hand, was Sie als Genobank bei einer Aktendigitalisierung beachten sollten. Unsere Experten betreuen schon seit Jahren erfolgreich Aktendigitalisierungsprojekte.

  • Softwarebereitstellung für die exakte Indizierung
  • Klarheit über den Umfang der Dokumente
  • Gute Scanner- oder Multifunktionsgeräte-Infrastruktur
  • Datenschutzkonforme Archivlösung
  • Erfahrenes Scan-Personal
  • Nutzen Sie kein gemischtes Archiv analog und digital

Wir als IP Systeme helfen Ihnen mit Know How und unserer Software KUBUS eine einfache und erfolgreiche Aktendigitalisierung durchzuführen.

Das SEK Prinzip

Um Genossenschaftsbanken eine kostengünstige und schnelle Alternative zu traditionellen Aktendigitalisierungen zu bieten, haben wir die Aktendigitalisierung nach dem SEK Prinzip entwickelt, diese verspricht eine schnelle und gezielte Aktenbearbeitung, bei der Sie ihre eigenen Mitarbeiter einsetzen können.

S = Systembereitstellung der Software (inkl. Unterstützung bei der Scantechnik)

E = Erfassung (Digitalisierung der Dokumente durch den Kunden)

K = Kundenbasierte Verschlagwortung: Sie wissen am besten, welche Dokumente mit welchem Begriff, wie indiziert (verschlagwortet) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an IP Systeme denkbar, ganz wie es das Projekt, sowie die personellen Ressourcen erfordern.

Die Lösung ipsYdion KUBUS

Mit KUBUS können Sie Akten indizieren (verschlagworten) und recherchieren. Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, so realisieren Sie Ihr papierloses Büro. Unsere Lösung ist eine „Software as a Service“ Lösung (SaaS), damit entfallen Server und IT Kosten, und Sie können von jedem beliebigen Arbeitsplatz in der Bank oder vom Home Office auf die Software zugreifen. Unsere IT Spezialisten liefern die Anwendung, Sie stellen die Mitarbeiter zur Digitalisierung, zusammen gehen wir den Schritt hin zur Digitalen Akte (Kundenakte, Kreditakte, …).

Dadurch fährt kein LKW mit Akten von A nach B und damit entstehen weder Logistikkosten noch ein Umzugschaos. Das Tempo des Projektes können Sie selbst bestimmen und auch die Personalkapazität. Auf Wunsch übernehmen wir für Sie die Indizierung für agree21DMS / FCMS auch selbst. Die Archivierung sämtlicher Dokumente erfolgt in die gewohnten 3 Archivkategorien des agree21DMS / FCMS

  • Kundenakte
  • Bankakte
  • Unternehmensakte

Bezüglich der Dokumentenart sind wir in der Lage sämtliche Akten zu digitalisieren und zu erfassen, dazu zählen.

  • Kundenakten, Kundenformulare
  • Kontoeröffnung, Kontounterlagen
  • Rechnungen,  Mahnungen
  • Kreditakten
  • Kundenverträge
  • Personalakten
  • Revisionsakten, Prüfberichte

Digitalisierung – Genossenschaftsbanken

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Das Ablaufschema unserer Aktendigitalisierung

Beim Ablauf von Aktendigitalisierungsprojekten folgen wir unserem bewährten Ablaufschema, welches gezielt bei Genossenschaftsbanken zum Einsatz kommt. Der Input für die Digitalisierung Ihrer Dokumente kann nicht nur durch Scanner und Multifunktionsgeräte erfolgen, sondern auch durch einen Import aus Verzeichnissen, E-Mailimport oder durch einen Upload einzelner Dateien. Entscheiden ist dabei die Qualität des Dokumentes, welches in guter Qualität vorliegen sollte. Am Ende einer Aktendigitalisierung bestücken wir Ihr Archiv FIDUCIA GAD IT AG (agree 21DMS) – (agree 21FCMS) nach den drei Kernablagen Kunde, Bank und Unternehmen. Alternativ bestücken wir auch andere genutzte Archive bsp. Henrichsen…

 

Archivübergabe – Archivschnittstelle

Als Partner der Fiducia & GAD IT AG gewährleisten wir Ihnen eine medienbruchfreie Aktendigitalisierung mit IP Systeme. Mit unserer Aktendigitalisierungslösung können alle Dokumente indiziert (verschlagwortet) und an agree21DMS / FCMS übergeben werden, oder auf interne Archivdatenträger übertragen werden. Folgende Grafik veranschaulicht unsere Einbindung in das Netz der Fiducia & GAD IT AG.

Bestehendes Bank Archiv

  • FIDUCIA (agree 21DMS)
  • FIDUCIA (agree 21FCMS)

Lösung über IP Systeme

  • Archivübergabe + Recherchefunktion

 

Weiterer Lösungsumfang

Um ein papierloses Büro zu realisieren, ist es essenziell, auch aktuell ankommende papierhafte Dokumente (Post) von Beginn an, zu digitalisieren. Durch die Realisierung eines digitalen Posteingangs entstehen erst gar keine neuen papierhaften Akten mehr. Des Weiteren kann dort gezielt ein Dokumentenworkflow angelegt werden, somit ist eine zielgenaue digitale Dokumentenverteilung gewährleistet. Immer mehr Volks- und Raiffeisenbanken setzen daher auf unseren digitalen Posteingang PETRA

KUBUS – Die Aktendigitalisierungslösung für Genossenschaftsbanken

  • Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, somit realisieren Sie Ihr papierloses Büro in Ihrer Bank.
  • Keine Logistikkosten und kein Umzugschaos
  • Geringe Kosten für eine Aktendigitalisierung nach dem SEK Prinzip
  • Systembereitstellung und Projektbetreuung durch IP Systeme
  • Schaffung von digitalisierten Geschäftsprozessen innerhalb Ihrer Bank
  • Nutzung von Mitarbeiterübergang für Produktivitätssteigerungen
  • Weniger Papier, mehr Nachhaltigkeit

Sprechen Sie uns an wir beraten Sie gerne

Unsere Experten präsentieren Ihnen unsere Lösungen gerne per Webpräsentation oder vor Ort.

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Digitalisieren Sie Ihre Akten mit der Softwarelösung von IP Systeme

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