Unsere Mission

Unser Ziel ist es, Hausverwaltungen/ Immobilienverwalter und Wohnbaugenossenschaften neue Impulse zu geben, um Prozesse digital abbilden zu können. Dafür haben wir die Softwareplattform ipsYdion entwickelt. Wir von IP Systeme kümmern uns um die Softwarelösung, damit Sie sich ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

Die Ausgangssituation

Die Immobilienbranche ist eine der Leitbranchen in Deutschland!

Der digitale Wandel in der Büroorganisation macht aber auch nicht vor den Immobilienunternehmen halt. Daher müssen bestehende Prozesse hinterfragt werden, damit auch zukünftig die Immobilienbranche eine Leitbranche in Deutschland bleibt. Hausverwaltungen, Immobilienverwalter und Wohnbaugenossenschaften tragen jeden Tag Ihren Teil zu einem starken, allumfassenden Immobilienmarkt bei. Die Fach- und Führungskräfte werden täglich vor neue Herausforderungen gestellt, die es zu bewältigen gilt. Das Fundament um auch in Zukunft weiterhin erfolgreich zu arbeiten legen digitale Prozesse, mit Ihren oft unterschätzten Einsparungspotenzialen.

 

Aktuelle Herausforderungen der Mitarbeiter und Inhaber in Immobilienunternehmen

  •   Stetig steigender Verwaltungsaufwand (Bsp: Novelierung des WEG Rechts 2020)
  •    Neue Gesetze und Regularien binden Mitarbeiterkapazitäten
  •    Ineffiziente und analoge Arbeitsschritte/ Tätigkeiten
  •    Es liegt bei vielen Arbeitschritten kein vordefinierter Workflow vor
  •    Homeoffice/Remote Arbeit Anpassung der Arbeitsprozesse
  •    Stetig steigende: Rückfragen – Anfragen – Formulare – Briefe – Mails
  •    Personalmangel, keine Verfügbarkeit von Fachpersonal
  •    Steigender Kostendruck (Anzahl verwalteter Einheiten je Mitarbeiter)
  •    Konsolidierung immer größer werdenden Einheiten
  •    Erträge wachsen nicht im selben Verhältnis wie der Arbeitsaufwand
  •    Höhere Anspruchshaltung der Kunden (Reaktionszeit)

 

Sicher treffen diese und weitere Herausforderungen auf Sie zu. Wir haben Lösungen für Sie die echte Mehrwerte bieten, Effizienz im Unternehmen steigern und manuelle Tätigkeiten in der Verwaltung reduzieren.

 

Unsere Softwarelösungen

Als Hausverwaltung brauchen Sie eine gute Hausverwaltungssoftware – dafür gibt es zahlreiche gute Anbieter am Markt. Eine Hausverwaltungssoftware bildet jedoch nur die Basis und reicht bei weitem nicht aus, um im Zeitalter der Digitalisierung auch in Zukunft konkurrenzfähig zu bleiben.

Wir haben uns mit den bestehenden Anbietern von Hausverwaltungssoftware beschäftigt und sind immer wieder zum gleichen Ergebnis gekommen,  der manuelle Aufwand am Beginn der Prozesskette ist viel zu hoch. Über unser ipsYdion System laufen 45 Millionen Dokumente pro Jahr, daher kennen wir uns bestens mit dem Scannprozess, der Dokumentenerkennung und strukturierten Weitergabe aus. In der Regel werden Ihre Dokumente bereits vor dem Scannen aufbereitet und/oder im Nachgang wichtige Informationen nacherfasst (Stempel, Objektnummer …). Unsere Softwareplattform ipsYdion löst dieses Problem und stellt die perfekte Ergänzung zu Ihrer bisher genutzten Hausverwaltungssoftware dar, durch unsere Schnittstellenoffenheit entsteht kein Medienbruch.

Wir stehen aber nicht still, denn die täglichen Probleme und Herausforderungen unserer Kunden spornen uns an, neue Wege zu gehen und so kommen Jahr für Jahr neue Lösungen auf unserer ipsYdion Plattform hinzu. Hinweis: alle Lösungen stehen einzeln oder komplett zur Verfügung.

 

ipsYdion Scannlösungen                            

           ✔  Scannen von papiergebundenen Dokumenten (Eingangsrechnungen, Formulare …)

           dezentrale – zentrale Hardwareanbindung

 

ipsYdion Dokumentenerkennung 

           ✔  Erkennung der Dokumente (siehe verwendete Techniken)

           Dokumentenvorbereitung zur strukturierten Weitergabe

 

ipsYdion digitaler Posteingang  

           Dokumentenverteilung, Rechnungsverteilung

         ✔  papierloses Büro

 

ipsYdion Dokumentenmanagement

           ✔  Dokumentenindizierung

           Dokumentenworkflow, Rechnungsworkflow (Anlegen von Postkörben/ Abteilungen/ Mitarbeitern)

 

ipsYdion Aktendigitalisierung

               Altaktendigitalisierung bzw.  Bestandsaktendigitalisierung

               Personalakten/Vertragsakten/ Kreditaktenindizierung für eine geordnete Ablage

 

ipsYdion Schnittstellenbedienung    

              Schnittstellenoffenheit, Schnittstellen zu CRM und ERP Anbieter können auf Wunsch eingerichtet werden (Bsp. OfficeWare)

           ✔  Fileablage/ Serverablage der Dokumentendaten

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digitalisierung für Hausverwaltungen

Funktionsweise von ipsYdion PETRA:

Um den digitalen Dokumentenfluss, sowie das digitale Arbeiten mit Ihren Dokumenten zu gewährleisten, sind die folgenden Schritte notwendig.

 

  • Dokumentenerkennung:

Alle ankommenden Dokumente werden in ipsYdion gescannt oder importiert. Es gibt dabei eine manuelle Erkennung durch unsere Typkorrektur oder eine auf Automatismen beruhende Erkennung wie beispielsweise der Barcodeerkennung. Somit können Sie sämtliche Dokumente digital sekundenschnell an die richtigen Stellen (Bsp. Sachbearbeiter) auch von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter oder Abteilung zu Abteilung usw.

 

  • Dokumentenbearbeitung:

Alle User in ipsYdion sind in der Lage, die ankommenden Dokumente zu bearbeiten, kommentieren oder zu klassifizieren, ipsYdion erfasst alle Änderungen und bietet so eine Nachvollziehbarkeit, wer, was, wann genehmigt oder gelesen hat.

 

  • Dokumentenworkflow:

Durch die Anpassbarkeit unserer Posteingangslösung können wir Ihnen gezielt eine strukturierte Verteilung und Weitergabe einrichten. Dabei setzen wir auch auf Automatismen, durch welche das Dokument auch automatisch zugeordnet werden kann.

 

  • Dokumentenindizierung/ Dokumentenübergabe:

Die Dokumente werden alle in der Recherche angezeigt und bieten so den 360º Grad Überblick über Ihre Dokumente. Wir übergeben die Dokumente an Ihr Archiv oder legen Sie am Ort Ihrer Wahl digital ab. Alle Dokumente sind dann bereits indiziert, also mit Ihren relevanten Daten versehen (Mitarbeiternummer, Objektnummer usw.) damit finden Sie bei späteren Kundenrückfragen alles sekundenschnell wieder.

 

  • Altaktendigitalisierung/ Bestandsaktendigitalisierung:

Um ein digitales Arbeiten zu vervollständigen bieten wir Ihnen die Altaktendigitalisierung durch unsere Softwarebereitstellung an. (Bsp: Aktendigitalisierung in Hausverwaltungen). Damit können Sie Ihre Dokumente indizieren (Verschlagworten), um auch auf vergangene Formulare/ Verträge zurückzugreifen. Wir empfehlen hierbei, Ordner für Ordner vor zu gehen, um nicht alles auf einmal digitalisieren zu müssen.

 

 

Verwendete Techniken der Dokumentenerkennung:

Unsere Software ipsYdion ist je nach Bedarf und Anwendungsgebiet mit den verschiedensten Techniken ausgestattet. Damit sind wir in der Lage alle ankommenden Dokumente (physisch, digital) für Sie zu erkennen und zu strukturieren.

  • Bilderkennung                         =>  Erkennung der vorliegenden Dokumente (Rückseiten und Leerseitenerkennung)
  • Dokumentenindizierung    =>   Objektnummern – Sachbearbeiter – Notizen
  • Barcodeerkennung               =>  Barcodeerkennung, QR Codeerkennung sowie Textschlüsselerkennung und Stempelerkennung
  • Textfelderkennung               =>  Schaffung von Automatismen zur schnellen Bearbeitung von häufig vorkommenden Dokumenten
  • OCR Erkennung                     =>  Optical Character Recognition (bei sehr hoher Dokumentenanzahl)/ Stichworterkennung

Unsere Softwareachitektur

ipsYdion PETRA ist eine moderne Cloudplattform die von jedem Arbeitsplatz erreichbar ist, dies bietet eine Reihe neuer Möglichkeiten. Desweiteren verfolgen wir bei IP Systeme den Software as a Service Gedanken (SaaS) um Ihnen die Anschaffungs- und Betriebskosten weitestgehend zu ersparen.

  • keine Serverkosten/ Hardwarekosten
  • keine langwierigen Installationen
  • standortunabhängiger Zugriff (Homeoffice)
  • keine lästigen Updates, immer auf dem neusten Stand
  • sie zahlen nur für die wirklich genutzten Ressourcen (Saas)
  • auschließlich Server in Deutschland
  • DSGVO konform und von unabhängigen Wirtschaftsprüfern jährlich geprüft (AWADO)

 

 

Ihre Vorteile in Kürze:

 

„Digital Jetzt“– Neue Förderung für die Digitalisierung des Mittelstands

Digitale Technologien und Know-how entscheiden in der heutigen Arbeits- und Wirtschaftswelt über die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Damit der Mittelstand die wirtschaftlichen Potenziale der Digitalisierung ausschöpfen kann, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“. Das Programm bietet finanzielle Zuschüsse bis zu einer maximalen Födersumme von 50.000 €.

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