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PETRA die Allzweckwaffe für Ihr papierloses Büro

Aus Erfahrung wissen Sie: Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und langfristigen Erfolg sind effiziente Prozesse. Mit der webbasierten Software PETRA bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre gesamte Dokumentendigitalisierung, Dokumentenverteilung Dokumentenerfassung, sowie die Dokumentenarchivierung erheblich schneller zu gestalten und so viel Zeit und Kosten einzusparen. Unser PETRA System kann brachenübergreifend eingesetzt werden. Wir passen unser System immer an die Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmnes an. Überzeugen Sie sich selbst!

 

  • Bankenbranche                Volksbanken – Spardabanken – Sparkassen – Privatbanken -Spezialinstitute (siehe unten)
  • Immobilienbranche       Hausverwaltungen – Wohnbaugenossenschaften – Bauunternehemen – Bauträger
  • Industrie                               Produzierendes Gewerbe
  • Gesundheitswesen        Kliniken
  • Behörden und Ämter

Wie realisiere ich einen digitalen Posteingang?

 

 

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  • Tipps und Tricks für ein papierloses Büro
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FAQ – die häufigsten Fragen und Antworten zu PETRA

Wofür steht der Name PETRA?

PETRA = Post Eingang, Typ-Relative Abteilungsbearbeitung

Wie greift man auf PETRA zu?

Oberfläche des digitalen Posteingangs PETRA

PETRA ist vollständig webbasiert. Der Zugriff auf den Web-Server erfolgt verschlüsselt. Zusätzlich muss sich jeder Benutzer mit seinen individuellen Zugangsdaten anmelden. So ist für ein Höchstmaß an Sicherheit gesorgt.

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheinen auf der Startseite die Abteilungen und Funktionen, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat.

Die verfügbaren Abteilungen und Funktionen richten sich immer nach den Berechtigungen der aktuell angemeldeten Person zum Zeitpunkt der Anmeldung.

Die Zahlenfelder zeigen an, wie viele Dokumente in der jeweiligen Abteilung / Funktion aktuell offen sind und bearbeitet werden müssen.

Die Benennung der Abteilungen legen Sie selbst fest, ebenso die Reihenfolge auf der Startseite.

Welche Dokumente werden in PETRA erfasst

Die Erfassungs-Funktion in PETRA kann für alle Dokumente genutzt werden, die sich scannen oder importieren lassen und für die Sie Klasse und Abteilung eingerichtet haben. Grundsätzlich wird jede Dokumentklasse automatisch der primären Abteilung zugestellt, die Sie für dessen Sichtung und/oder Erfassung vorgesehen haben.

Wie läuft die Postbearbeitung insgesamt ab?

Alle Dokumente, also die eingescannten und digital eingegangenen (z.B. via e-Briefkasten), werden automatisch an einer zentralen Stelle in PETRA abgelegt und von dort je nach Dokumentklasse den zuständigen Abteilungen bzw. Personen zugewiesen.

Wie weist man ein Dokument einer Abteilung zu?

Pro Dokument geben Sie einfach an, um welche Dokumentklasse es sich handelt. Anschließend wird das Dokument automatisch der zuständigen Abteilung zugeordnet.

Jede Abteilung kann ein Dokument in eine andere Abteilung weitergeben, sofern diese die Berechtigung hat, die jeweilige Dokumentklasse zu bearbeiten. Das heißt: Sie haben die Möglichkeit, die komplette Postbearbeitung flexibel nach den Vorgaben Ihres Hauses in PETRA zu organisieren.

Wann wird ein Dokument archiviert?

Sobald ein Dokument in PETRA zur Archivierung freigegeben wurde, wird es mit Hilfe des PETRA Zusatz-Moduls KUBUS an Ihr Archivsystem übergeben. Voraussetzung dafür ist lediglich, dass KUBUS bei Ihnen eingerichtet ist.

Melden Sie sich bei Interesse bei uns.

 

Was sind Dokumentklassen?

Bei Dokumentklassen handelt es sich um „Eigenschaften“, die Sie frei definieren können. Sie dienen dazu, eingehende Dokumente zu klassifizieren (z.B. als „Rechnung”), um sie direkt der zuständigen Abteilung zuweisen zu können.

Jede Dokumentklasse wird mindestens einer primären Abteilung und bei Bedarf einer beliebigen Reihe von „sekundären“ Abteilungen zugeordnet, die ebenfalls die Möglichkeit haben sollen, Dokumente dieser Klasse zu bearbeiten.

Was passiert mit den Dokumenten, wenn sie fertig bearbeitet sind?

Für jede Dokumentklasse wählen Sie mindestens einen der verfügbaren Ablageorte aus:

  • Ihr Archiv: Dank des Zusatz-Moduls KUBUS ist eine Übergabe in Ihr Archiv möglich.
  • Ablage im Netzwerk als PDF: Dies ist ein Ablageort außerhalb des Archivs, den Sie selbst verwalten. Er wird für Dokumente verwendet, die nur kurzfrisitg zu Recherchezwecken benötigt werden, aber nicht zwingend archivpflichtig sind.
  • Übergabe in ein anderes System: Soll ein Dokument in einem anderen System weiter bearbeitet werden, wird es in dieses importiert.
  • Kein definierter Ablageort: Für alle Dokumente, die keiner Aufbewahrung oder Weiterverarbeitung bedürfen. Diese Dokumente werden nicht aus PETRA in ein anderes System übergeben. Sie bleiben jedoch – wie für alle vorstehenden Ablagearten auch – bis zum Ende des vorab definierten Zeitraums in PETRA recherchierbar.

Wie findet man ein spezielles Dokument?

Alle Dokumente können in PETRA über die Recherche bequem und schnell lokalisiert werden.Sie haben die Möglichkeit, die Dokumente aus der Trefferliste aufzurufen und anzuschauen. An dieser Stelle können sie selbstverständlich nicht geändert oder bearbeitet werden, da die Recherche zur reinen Information dient. Jede Person sieht nur die Dokumente, für die sie auch in der Bearbeitung eine Berechtigung hat.

Muss PETRA installiert werden?

Nein, da PETRA webbasiert ist, wird keine Installation erforderlich. Es müssen auch keine Plug-Ins aufgespielt werden. Die Einrichtung erfolgt mandanten-spezifisch auf den sicheren Servern im IP Systeme Dienstleistungszentrum (DLZ) in Deutschland.

Lediglich der Zugriff auf die PETRA IP‑Adressen vom jeweiligen Arbeitsplatz aus muss freigegeben sein.

Abrechnungsmodalitäten?

  • Einmalbeträge werden nach erfolgreicher Installation und Freigabe durch das Institutin/ Unternehmen in Rechnung gestellt.
  • Die Abrechnung der Pflegebeträge sowie Blattpreise erfolgt monatlich am Monatsanfang des Folgemonats.

 

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