Digitale Hausverwaltung - Digitale Immobilienverwaltung

Unser Ziel ist es, Hausverwaltungen, Immobilienverwaltern und Wohnbaugenossenschaften den Weg zur digitalen Transformation zu ebnen: Wir helfen Ihnen, Ihre vielfältigen Geschäftsprozesse digital abzubilden und die verbundenen Vorteile für sich voll auszunutzen. Dafür haben wir die Softwareplattform PETRA entwickelt. Die IP Systeme kümmern sich um die Softwarelösung, damit Sie sich ganz auf Ihr Tagesgeschäft konzentrieren können.

Die Immobilienbranche ist eine der Leitbranchen in Deutschland!
Der digitale Wandel in der Büroorganisation macht aber auch nicht vor den Immobilienunternehmen halt. Daher müssen bestehende Prozesse hinterfragt werden, damit auch zukünftig die Immobilienbranche eine Leitbranche in Deutschland bleibt. Hausverwaltungen, Immobilienverwalter und Wohnbaugenossenschaften tragen jeden Tag Ihren Teil zu einem starken, funktionierenden Immobilienmarkt bei. Die Fach- und Führungskräfte werden täglich vor neue Herausforderungen gestellt, die es zu bewältigen gilt. Das Fundament, um auch in Zukunft weiterhin erfolgreich und kosteneffizient zu arbeiten, wird mit digitalen Prozessen gelegt.

Aktuelle Herausforderungen der Mitarbeiter und Inhaber in Immobilienunternehmen

Als Hausverwaltung benötigen Sie eine Hausverwaltungssoftware, die auf Ihre Bedürfnisse optimal zugeschnitten ist. 

Wir haben uns mit den zahlreichen Lösungen der Anbieter von Hausverwaltungssoftware beschäftigt und sind immer wieder zum gleichen Ergebnis gekommen: Der manuelle Aufwand am Beginn der Prozesskette ist viel zu hoch. Unser ipsYdion System verarbeitet im Schnitt 45 Millionen Dokumente pro Jahr, daher kennen wir uns bestens mit dem Scanprozess, der Dokumentenerkennung und strukturierten Weitergabe aus. In der Regel werden Ihre Dokumente bereits vor dem Scannen aufbereitet und/oder im Nachgang wichtige Informationen nacherfasst (Stempel, Objektnummer …). Unsere Softwareplattform PETRA löst dieses Problem und stellt die perfekte Ergänzung zu Ihrer bisher genutzten Hausverwaltungssoftware dar. Durch unsere Schnittstellenoffenheit entsteht kein Medienbruch.

Wir stehen aber nicht still, denn die täglichen Probleme und Herausforderungen unserer Kunden spornen uns an, neue Wege zu gehen und so kommen Jahr für Jahr neue Lösungen auf unserer PETRA Plattform hinzu.
Alle Lösungen stehen einzeln oder komplett zur Verfügung:

Um den digitalen Dokumentenfluss, sowie das digitale Arbeiten mit Ihren Dokumenten zu gewährleisten, sind die folgenden Schritte notwendig.

Dokumentenerkennung:
Alle ankommenden Dokumente werden gescannt oder importiert. Es gibt dabei eine manuelle Erkennung durch unsere Typkorrektur oder eine auf Automatismen beruhende Erkennung wie beispielsweise der Barcodeerkennung. Somit können Sie sämtliche Dokumente digital sekundenschnell an den richtigen Sachbearbeiter, aber auch von Sachbearbeiter zu Sachbearbeiter, oder von Abteilung zu Abteilung, verteilen.

Dokumentenbearbeitung:
Alle Benutzer in PETRA sind in der Lage, die ankommenden Dokumente zu bearbeiten, kommentieren oder zu klassifizieren, PETRA erfasst alle Änderungen und bietet so eine Nachvollziehbarkeit, wer, was, wann genehmigt oder gelesen hat.

Dokumentenworkflow:
Durch die Anpassbarkeit unserer Posteingangslösung können wir Ihnen gezielt eine strukturierte Verteilung und Weitergabe einrichten. Dabei setzen wir auch auf Automatismen, durch welche das Dokument auch automatisch zugeordnet werden kann.

Dokumentenindizierung/ Dokumentenübergabe:
Die Dokumente werden alle in der Recherche angezeigt und bieten so den 360º Grad Überblick über Ihre Dokumente. Wir übergeben die Dokumente an Ihr digitales Archiv oder legen Sie am Speicherort Ihrer Wahl ab. Alle Dokumente sind dann bereits indiziert, also mit Ihren relevanten Daten versehen (Mitarbeiternummer, Objektnummer usw.). Damit finden Sie sie bei späteren Kundenrückfragen alles sekundenschnell wieder.

Altaktendigitalisierung/ Bestandsaktendigitalisierung:
Um ein digitales Arbeiten zu vervollständigen, bieten wir Ihnen die Altaktendigitalisierung durch unsere Softwarebereitstellung an. (Bsp: Aktendigitalisierung in Hausverwaltungen). Damit können Sie Ihre Dokumente indizieren (Verschlagworten), um auch auf vergangene Formulare/ Verträge zurückzugreifen zu können. Wir empfehlen hierbei, Ordner für Ordner vorzugehen, um nicht alles auf einmal digitalisieren zu müssen.

Unsere Software PETRA ist je nach Bedarf und Anwendungsgebiet mit den verschiedensten Techniken ausgestattet. Damit sind wir in der Lage, alle ankommenden Dokumente (physisch, digital) für Sie zu erkennen und zu strukturieren.

PETRA ist eine moderne Cloudplattform die von jedem Arbeitsplatz erreichbar ist, dies bietet eine Reihe neuer Möglichkeiten. Desweiteren verfolgen wir bei IP Systeme den Software as a Service Gedanken (SaaS), um Ihnen die Anschaffungs- und Betriebskosten weitestgehend zu ersparen.

Für Sie bedeutet das:

Digitale Technologien und Know-how entscheiden in der heutigen Arbeits- und Wirtschaftswelt über die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit von Unternehmen. Damit der Mittelstand die wirtschaftlichen Potenziale der Digitalisierung ausschöpfen kann, unterstützt das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit dem Programm „Digital Jetzt – Investitionsförderung für KMU“. Das Programm bietet finanzielle Zuschüsse bis zu einer maximalen Fördersumme von 50.000 €.