Das papierlose Büro

Die Industrieunternehmen setzen heute Maßstäbe in der digitalen, vollautomatischen Produktion. Wir befinden uns mitten in der Industrie 4.0, der vierten industriellen Revolution, welche Chancen und Risiken mit sich bringt. Was oft vergessen wird, ist die Verwaltung und die Büroarbeit in den Unternehmen. Dort wird allzu oft auf Papier zurückgegriffen, in einem uneffizienten Prozess, welcher historisch gewachsen, immer weiter in die Zukunft mitgezogen wird.

Das kostet deutsche Unternehmen jährlich mehrere Mio €. Schlechte Reaktionsgeschwindigkeit, analoge Prozesse oder alte Software und IT Systeme kosten enorm Zeit und schmälern die Rentabilität der Unternehmen. Es gibt jedoch ungeahnte Kosteneinsparungspotenziale, welche die Unternehmen zukunftsfähiger machen können.

  • 224 Kilogramm Papier werden in Deutschland pro Kopf / pro Jahr verbraucht
  • 64% aller deutschen Unternehmen arbeiten noch zu min. 50% papierbasiert
  • Nur 6%  der befragten Unternehmen arbeiten laut der Bitkom Studie, papierlos

Wir haben die Fach- und Führungskräfte nach den Gründen gefragt?

=> Hauptgrund: Es ist zu wenig technisches Wissen in diesem Bereich vorhanden und es gibt keine Hilfe bei der Umsetzung

IP Systeme hat das Ziel, neue Wege aufzuzeigen, wie ein papierloses Büro und damit eine digitale, effiziente Verwaltung realisiert werden kann. Gemeinsam gehen wir mit unseren Kunden diesen neuen Weg. Das seit Jahrzehnten gewonnene Know How setzen wir in die Weiterentwicklung unserer Produkte ein und statten unsere Kunden mit Wissen und Software für diesen wichtigen Schritt aus.

Wir haben Erfahrungen bei der Umstellungen von Unternehmen mit mehreren tausend Mitarbeitern. Seit Jahren liefert IP Systeme Softwarelösungen für einen namhaften deutschen Autohersteller. Wir ergänzen die bestehenden Softwareprodukte effizient und schaffen somit Kosteneinsparungspotentiale für ihr Unternehmen.

Flaschenhals Eingangspost

Der zentrale Aspekt eines papierlosen Büros beginnt bei der Einganspost. Wenn die ankommenden Dokumente (physisch oder digital) nicht sofort digitalisiert werden und in ein einheitliches Verteilsystem überführt werden, bestehen zwei parallele Arbeitswelten, zwischen einer Branchensoftware auf der einen Seite (beispielsweise SAP) und papierhaften Dokumenten auf der anderen Seite.

Um mit Arbeitskollegen zu kommunizieren werden unzählige E-Mails mit den verschiedensten lokal abgespeicherten Dokumenten durch das Haus geschickt, dabei ist niemand so richtig auf dem aktuellsten Stand, da auf unterschiedlichen Dokumenten oder Wisssensständen gearbeitet wird.

Nicht selten verstreicht zum Beispiel die Skontofrist, da Rechnungen nicht rechtzeitig genehmigt und an die zuständige Stelle im Unternehmen übergeben werden. Diese ineffizienten Prozesse kosten Unternehmen Zeit und Geld und sind nicht mehr zeitgemäß.

 

Was wir verhindern:

  • Logistikkosten durch Kurierfahrten oder Botengänge (Hauspost)
  • Zeitverlust durch Doppelarbeit
  • Papierverschwendung (Umweltschonung)
  • Dokumentenverlust wegen nicht Auffindbarkeit
  • Schleppender Informationsfluss (Skontoverfall)

Wie realisiere ich ein papierloses Büro?

 

  • Livebefragung bei über 50 Führungskräften
  • Tipps und Tricks für ein papierloses Büro
  • Konkrete Handlungsempfehlungen
  • Vorgehensmodell

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Mit PETRA zum papierlosen Büro

Unsere Cloudsoftware PETRA ist eine innovative Softwarelösung, welche mit dem Ziel entwickelt wurde, ein papierloses Büro zu realisieren. PETRA erkennt und verteilt alle ankommenden Dokumente im Unternehmen sekundenschnell. Alle Eingangskanäle werden an PETRA angeschlossen und zentral über die Datendrehscheibe PETRA verteilt.

PETRA sortiert, bereitet auf und ordnet die Dokumente zu, manuell oder automatisiert, je nach Dokumentenwiederkehr und Menge. Von dort gehen die Dokumente sekundenschnell an die richtige Stelle. Die Mitarbeiter können ganz entspannt aus dem Homeoffice heraus arbeiten und sind stets auf dem neusten Stand.

PETRA  hält sich dabei stets an die von Ihnen vorgegebenen Workflows und Abläufe. Per Schnittstelle werden die Daten an Ihr Folgesystem bzw. Archiv mit den dazugehörigen Daten übergeben. Im Nachgang kann auf PETRA wieder nach Dokumenten recherchiert werden.

Wir schaffen

  • Ein papierloses Büro durch unseren digitalen Posteingang PETRA
  • Intelligente Dokumentenerkennung
  • Manuelle oder automatische Dokumentenverteilung, Postverteilung
  • Digitale Poststelle – Digitale Verwaltung
  • Die Einhaltung von Skonto durch eine schnelle Dokumentenverteilung
  • Reibungslose Verteilung an Ihre Folgesysteme über Bsp. API Schnittstellen
  • Moderne Cloudlösung mit Homeoffice Möglichkeit
  • Aktendigitalisierung von Bestandsakten

Wir zeigen Ihnen wie Sie Ihr papierloses Büro realisieren!

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