Wir haben die Kosten für
die ZV Belegbearbeitung stark minimiert,

denn ipsYdion ZV automatisiert ganze Arbeitsschritte.

ZV Belege effizient erfassen, kontrollieren, buchen und archivieren? Aber sicher: mit ipsYdion ZV

Als erfahrener Leiter des Bereichs „Zahlungsverkehr / Organisation“ legen Sie besonderen Wert auf effiziente Prozesse. Denn sie sind die Voraussetzung für eine optimale Bearbeitung der Belege rund um den Zahlungsverkehr. Mit der webbasierten Software ipsYdion ZV bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ihre gesamte ZV Belegbearbeitung erheblich effizienter und sicherer zu gestalten und so viel Zeit und Kosten einzusparen. Überzeugen Sie sich selbst!

So unterstützt Sie ipsYdion ZV bei der Belegbearbeitung

ZV Belege digitalisieren: Sie scannen, den Rest übernimmt die Software

ipsYdion ZV unterstützt alle gängigen Scan-Quellen: Nutzen Sie ihre vorhandenen Scanner sowie Multifunktionsgeräte, um die ZV Belege in Ihren Filialen oder an einer zentralen Stelle zu scannen. Den weiteren Prozess übernimmt ipsYdion ZV. Das sorgt für ein Maximum an Effizienz.

Schnelle Belegbearbeitung

ipsYdion ZV überprüft die Struktur der eingehenden Scan-Stapel auf eine korrekte Struktur. Der besondere Vorteil dabei: Sollte in einem Sammelauftrag ein Dokument nicht in der richtigen Reihenfolge eingescannt worden sein, setzen Sie die Belege ganz einfach per Drag & Drop an die korrekte Stelle. So sparen Sie sich ein erneutes Einscannen und damit wertvolle Zeit.

Diese Abstimmung hilft Ihnen, Sammel-Aufträge betragsmäßig zu prüfen, bevor die Erfassung der restlichen Daten erfolgt. Alle fehlerfreien bzw. „unzweifelhaften“ Stapel werden in die enthaltenen Einzelaufträge zerlegt.

Ihre Entscheidung: Eigenverarbeitung oder Dienstleistung

IP Systeme bietet Ihnen zwei Möglichkeiten: Sie können die Beleg-Korrektur mit eigenem Personal durchführen oder die Belegbearbeitung – ganz oder teilweise – an das IP Systeme Dienstleistungszentrum auslagern!

Ihre Optionen im Überblick:

  • Eigenverarbeitung: Sie erledigen alle Arbeitsschritte selbst.
  • Vollauslagerung: Wir erledigen fast alles für Sie. Nur die Rückstellbelege klären Sie selbst.
  • Teilauslagerung: Vereinbaren Sie mit uns die Teil-Dienstleistung.

Mehr Effizienz durch Einzelbeleg-Bearbeitung

Die Zahlungsaufträge werden einzeln verarbeitet: Überweisungen und Sammelaufträge von Überweisungen oder Schecks laufen getrennt voneinander durch die jeweils erforderlichen Arbeitsschritte. Das heißt: Jeder Auftrag erfährt nur die für ihn notwendige Bearbeitung, Kontrolle oder Prüfung. Dank dieser Methode werden Aufträge nicht aufgehalten und stehen frühestmöglich zur Buchung bereit.

Bei der Prüfung werden zweifelhafte Angaben schnell aufgedeckt.

Klingt das interessant für Sie? Dann präsentieren wir Ihnen die Vorteile gerne persönlich. Vereinbaren Sie gleich einen unverbindlichen Beratungstermin.

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Sichere Validierung garantiert

Jeder Betrag wird durch zwei getrennte Quellen („Gegentippen“) oder – bei Sammelaufträgen – durch Abstimmen abgesichert.

Jedes Dokument wird auf Basis Ihrer Stammdaten und der vorgegebenen Kontrollen geprüft:

  • Auftraggeber im Bestand und nicht gesperrt
  • Empfänger plausibel und nicht gesperrt
  • Kontrolle ab Betragsgrenze
  • Zufällige Stichprobe

Erweiterte Validierung nach Wunsch

Zusätzlich zu den globalen Kontrollen kann jedes Dokument einer selektiven Kontrollpflicht unterworfen werden. Legen sie eine beliebige Kombination folgender Selektoren als Filter fest:

  • Betragsbereich von X bis Y Euro
  • Bestimmter Auftraggeber
  • Empfänger ist …
    • nicht in DE
    • in Land XY
    • in einer speziellen Bank (im Land XY)
    • eine bestimmte IBAN
  • % Stichprobe, zufällig gewählt aus der Kombination der anderen Filter

So können Sie z.B. erreichen, dass jede Überweisung zwischen 700 und 800 Euro nach Frankreich zu 90 % kontrolliert wird, aber alle an die Bank „Banque du Parc“ von einem bestimmten Auftraggeber zu 100 %, ungeachtet des Betrages.

Spezielle Prüfung für bestimmte Konten

Zusätzlich zu den globalen Kontrollen und dem selektiven Kontrollfilter kann jedes bekannte Konto – Auftraggeber oder Empfänger – mit einer individuellen Kontrollmeldung versehen werden.

Beispiele:

  • Bei Konto X „penibel auf Zielland achten, NUR DE!“, da es schon Reklamationen gab.
  • Bei Konto Y „Wortlaut des Empfängers ggf. korrigieren“, weil der Stammsatz nicht korrekt erfasst wurde.

Selbstverständlich können einzelne Konten direkt gesperrt werden.

Dank integrierter Rückstellung schnelle Klärung von zweifelhaften Fällen

Wenn die ZV Belegerfassung –  in Ihrem Hause oder unserem Erfassungszentrum –  nicht zweifelsfrei erfolgen kann, wird der Auftrag unter Angabe des Grundes und des bezogenen Feldes in die Rückstellung gegeben.

Das ermöglicht es Ihnen, in einem separaten Arbeitsschritt den Fall nach Ihren eigenen Regeln und Mitteln zu prüfen. Der besondere Vorteil dabei: Da diese Prüfung noch in ipsYdion ZV erfolgt, kann ein rechtzeitig korrigierter Posten noch am selben Tag regulär vom System gebucht werden.

Dieser effiziente Prozess vermeidet unnötige Stornierungen bei bankintern klärbaren Zweifelsfällen ohne aufwändige Kommunikation per E-Mail oder Fax. Das spart jede Menge kostbare Zeit und damit Kosten.

Präzise Information bei Stornierungen

Wird im Rahmen der Prüfung ein klarer Grund zur Stornierung erkannt, wird der Auftrag mit Angabe eines Stornogrundes storniert und archiviert.

Ihr besonderer Vorteil dabei: Mit der Zusatzfunktion ipsYdion COMO (COrrespondenz-Modul) können Sie die Kunden-Kommunikation zu stornierten Aufträgen weitestgehend automatisieren. Denn COMO ordnet jeder Stornierung anhand des Storno-Grundes eine frei definierbare Briefvorlage zu und erstellt das Kundenschreiben automatisch für Sie.

Möchten Sie mehr über die Vorteile von COMO erfahren?
Wir informieren Sie gerne über die Details und beantworten Ihre Fragen. Melden Sie sich gleich bei uns.

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Lückenlose Dokumentation der Belegbearbeitung

Über die ipsYdion ZV Recherche finden Sie alle ZV Dokumente in Sekunden, unabhängig in welchem Prozessabschnitt sich diese gerade befinden. Sie können den Bearbeitungsstatus jedes Belegs sichten und eine detaillierte Historie der Bearbeitung aller Felder einsehen. Außerdem protokolliert die ipsYdion ZV alle gespeicherten Veränderungen an einem Dokument.

Die Recherche steht Ihnen bis fünf Arbeitstage nach der Buchung zur Verfügung.

Die Vorteile in Kürze:

  • Komplettlösung für den beleghaften Zahlungsverkehr
  • Keine zeitaufwändigen und kostenintensiven Kurierfahrten nötig: Nutzen Sie das Scannen auf Filialebene mit den Geräten Ihrer Wahl (Scanner, MFG, elektronische Briefkästen)
  • Alle ZV Dokumente werden aus sämtlichen Eingängen in ipsYdion ZV digital zusammengeführt
  • Es gehen keine Dokumente verloren
  • Die Blatt-Reihenfolge in Scan-Stapeln kann ohne erneutes Einscannen bereinigt werden
  • Jedes Dokument ist jederzeit auffindbar
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Belegbearbeitung
  • Sichere Ablage im digitalen Archiv Ihres Instituts
  • Geeignet für Eigenanwender und Dienstleister
  • Mandatsfähig mit Teilauslagerung einzelner Funktionen
  • Revisionssicherheit – durch unabhängige Wirtschaftsprüfer bestätigt
  • Leistungsfähige, benutzerfreundliche Reporting-Funktionen
  • Für Genossenschaftsbanken: Alle Funktionalitäten sind unter bank21 und agree21 gewährleistet, insbesondere die Archivanbindung

 

Haben Sie Interesse an ipsYdion ZV?
Dann präsentieren wir Ihnen die vielfach bewährte Software gerne persönlich. Melden Sie sich gleich bei uns!

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So einfach und schnell ist der effektive beleghafte Zahlungsverkehr bei Ihnen eingerichtet

ipsYdion ZV wird vollständig gehostet

Der besondere Vorteil für Sie: Eine Installation in Ihrem Institut ist nicht erforderlich, denn ipsYdion ZV ist webbasiert. Das heißt: Sie können direkt mit der Vorbereitung beginnen.

Dabei legen Sie fest, welche Personen welche Arbeitsschritte bearbeiten dürfen. Anschließend ist die Software startbereit. Bei Bedarf delegieren Sie einzelne Arbeitsschritte einfach an einen Dienstleister, z.B. an uns. Die Vorgaben können jederzeit durch Ihr Institut verändert und erweitert werden. So sind Sie völlig flexibel.

Datensicherheit gewährleistet

Unsere Server befinden sich in unseren eigenen in Deutschland befindlichen gespiegelten Rechenzentren mit direkter Anbindung an die Banken-Netzwerke. So ist für ein Maximum an Sicherheit gesorgt.

Für alle Scanner geeignet

Ob Office Scanner mit TWAIN-Schnittstelle, Netzwerkscanner oder Multifunktionsgeräte – unsere  Software übernimmt die Dokumente von allen Scan-Quellen.

Minimaler Aufwand dank Browser-Anwendung

Unsere webbasierte Anwendung ipsYdion ZV kann ohne Softwareinstallation an jedem Arbeitsplatz in Ihrem Institut aufgerufen werden – jederzeit und überall. Legen Sie einfach die berechtigten Mitarbeiter fest. Und schon kann´s losgehen. Updates erfolgen von uns im Hintergrund, ohne Ihre Arbeitsabläufe zu stören.

Persönlicher Support bei der Einrichtung und im laufenden Betrieb

Wir unterstützen Sie von Anfang an bei der Einrichtung Ihrer ZV Belegbearbeitung mit ipsYdion ZV. In einem eintägigen Workshop zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen – vom Scannen der Belege bis zum Bearbeiten der Rückstellungen. Außerdem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. So ist ipsYdion ZV im Nu eingerichtet. Natürlich haben wir auch nach dem Workshop jederzeit ein offenes Ohr für Ihre Fragen.

Die Vorteile in Kürze:

  • Browserbasiert ohne Plug-Ins, kein separates Java erforderlich
  • Keine Softwareinstallation nötig
  • Zugang von jeder Stelle in Ihrem Institut per Webbrowser
  • Eingebunden in die Datennetze der Rechenzentren
  • Unterstützung zahlreicher Standard- und Netzwerkscanner
  • Anbindung von Multifunktionsgeräten über normierte Schnittstellen
  • Umfangreiche und persönliche Unterstützung durch IP-Systeme
  • Integrierte modulare Benutzerverwaltung mit Mandatierung

Möchten Sie ipsYdion ZV kennenlernen?
Dann melden Sie sich gleich bei uns. Wir zeigen Ihnen die Vorteile gerne persönlich.

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On top: Komfortable Extras

Unser ipsYdion ZV bietet Ihnen hilfreiche Extras, mit denen Sie Ihre ZV Belegbearbeitung noch sicherer und effizienter gestalten können.

ipsYdion DK – Zuverlässige Dubletten-Kontrolle

Diese Zusatzfunktion erkennt gleichlautende Buchungsdaten (auch im selben Stapel) und verhindert so versehentliche Doppelbuchungen aufgrund von Fehlern in der Aufbereitung oder beim Scannen.

Bei gleichen buchungsrelevanten Daten werden der aktuelle Beleg und der inhaltsgleiche Beleg zur Prüfung angezeigt.

Der Vergleichszeitraum wird von Ihnen gewählt: 2, 3, 4 oder 5 Werktage.

 

ipsYdion UK – Dynamische Unterschriften-Kontrolle

Diese Zusatzfunktion sammelt automatisch die Unterschriften der letzten Monate aus den laufenden Belegen (z.B. Überweisungen) und stellt sie pro Konto für Vergleiche und Recherchen zur Verfügung.

Im Falle einer Prüfung auf Unterschrift werden zum aktuellen Belegbild die Vergleichsunterschriften angezeigt. So vermeiden Sie Betrugsfälle schnell und effizient.

Hilft effizient, Betrugsversuche durch Unterschriftenfälschung zu entdecken.

 

ipsYdion COMO – Automatische Brieferstellung bei Stornierung

Diese Zusatzfunktion erstellt zu von Ihnen definierten Storno-Gründen automatisch das passende Kundenanschreiben. Dieses brauchen Sie nur noch auszudrucken und zu verschicken. So sparen Sie jede Menge Aufwand ein. Ein echter Gewinn!

Ein weiteres Plus: Die Funktion „Gebührenlastschrift“ bietet Ihnen die Möglichkeit, automatisch die Belastung von fälligen Gebühren zu veranlassen. Nutzen Sie auch diesen Vorteil, es lohnt sich!

Ermöglicht eine effiziente Kundenkorrespondenz bei Stornierungen.

 

Haben Sie Interesse an den praktischen Extras?
Dann sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht und beraten Sie gerne persönlich und individuell!

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FAQ – die häufigsten Fragen und Antworten zu ipsYdion ZV

Wie lange werden die Dokumente in ipsYdion ZV aufgehoben?

Ihr ipsYdion ZV speichert alle Dokumente, bis sie vollständig bearbeitet sind. Darüber hinaus bleiben die bereits an das Archiv übergebenen Dokumente zu Recherchezwecken noch für den gebuchten Zeitraum im Status „Fertig“ gespeichert. Anschließend werden diese automatisch entfernt.

Bitte beachten Sie:
ipsYdion ist eine Anwendung zur Belegbearbeitung. Die sichere Ablage muss in Papierform und/oder einem externen Archiv erfolgen. Somit sollten die Originale der Dokumente, die z.B. einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegen, erst dann entsorgt werden, nachdem die Archivierung erfolgreich abgeschlossen wurde.

Wie greift man auf ipsYdion ZV  zu?

ipsYdion ZV ist vollständig webbasiert. Die Software wird von IP Systeme mit direkter Anbindung an die Bank-Netzwerke gehostet.

Der Zugriff auf den Web-Server erfolgt verschlüsselt. Grundsätzlich muss sich jeder Benutzer mit seinen individuellen Zugangsdaten anmelden, um ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleisten zu können.

Nach erfolgreicher Anmeldung erscheinen auf der Startseite die Funktionen, auf die der angemeldete Benutzer Zugriff hat.

Die verfügbaren Funktionen richten sich immer nach den Berechtigungen der aktuell angemeldeten Person zum Zeitpunkt der Anmeldung. Die Zahlenfelder zeigen an, wie viele Dokumente in dem jeweiligen Arbeitsschritt aktuell offen sind und bearbeitet werden müssen.

Wie läuft die ZV Belegbearbeitung ab?


Alle ZV Belege, die von Ihrem Personal eingescannt wurden und digital eingegangenen sind (z.B. via MFG oder Netzwerkscanner), werden automatisch ausgelesen und je nach Bedarf den notwendigen Arbeitsschritten zugewiesen. Primär arbeiten Sie in der Erfassung und der Rückstellung im gleichen Layout. Sowohl das Eingabefeld als auch der korrespondierende Bereich im Bild des Dokuments sind farbig markiert, um den direkten Vergleich zu erleichtern. In einem Hinweisfenster unterhalb der Eingabefelder finden Sie eine Kurzbeschreibung des Fehlers.

Welche Arbeitsschritte gibt es?

  • Die Typ-Erkennung stellt im Verbund mit einer interaktiven Typ-Korrektur sicher, dass alle Dokumente mit Ihrem ZV Typ bekannt sind und zur Aufgabe des Stapels passen.
  • Wahlweise kann eine Erfassung der nicht bzw. nicht zweifelsfrei gelesenen Felder auf Feldebene erfolgen. Bei großen Belegmengen ist unsere Feld-Erfassung ein effizientes Werkzeug.
  • Vor-Abstimmung (Praktische Vorprüfung von Sammelaufträgen): Sammelaufträge werden noch im Scan-Verbund auf Stimmigkeit in Bezug auf den Betrag geprüft, um Reihenfolgefehler beim Scannen sofort zu beheben.
    Bei unstimmigen Aufträgen kann eine Klärung ausgeführt werden, bevor Erfassungsaufwand in die restlichen Felder gesteckt wird, die noch bearbeitet werden müssen.
  • Automatische Validierung: Alle Aufträge werden automatisch nach den generellen und institutsspezifischen Regeln validiert sowie auf Kontrollpflicht geprüft.
    Zweifelsfreie Aufträge werden sofort gebucht.
    Aufträge mit Prüf- oder Kontrollbedarf werden in die Erfassung bzw. direkt in die Kontrolle gegeben.
  • Erfassung: Alle Aufträge mit unklaren oder nicht validen Inhalten gehen in die interaktive Erfassung. Hier werden die Dateninhalte überprüft und wenn möglich korrigiert.
    Aufträge mit erweitertem Klärungsbedarf senden Sie – oder wir für Sie – an die Rückstellung.
  • Rückstellung: Im Bereich Rückstellbearbeitung kümmert sich Ihr Fachpersonal gezielt um die im Vorfeld nicht klärbaren Fälle. Sie entscheiden final über „Heilen“ oder „Stornieren.
  • Kontrolle: Jeder kontrollpflichtige Auftrag wird unter Nennung der angefallenen Kontrollgründe an den Arbeitsschritt „Kontrolle“ gegeben.
    Alle Aufträge, die in der Rückstellung geändert wurden, werden auf Kontrollpflicht geprüft.

Wann wird ein Dokument archiviert?

Sobald ein Dokument in ipsYdion ZV nach durchlaufen der letzten Kontrollen zur Archivierung freigegeben wurde, wird es gebucht und bei Erfolg an Ihr Archivsystem übergeben.

Storni werden direkt als solche archiviert.

Wo wird ein Dokument archiviert?

Die Bilder und Daten zu den ZV Dokumenten werden in Ihrem ZV Archiv abgelegt. Das Archivsystem richtet sich nach den Vorgaben Ihres Rechenzentrums, z.B. im Genossenschaftsumfeld bank21 oder agree21.

Was wird kontrolliert?

Jeder ipsYdion ZV Anwender hat seine globalen Kontroll-Schwellen für „Betrag“ und „Stichprobe“.

Darüber hinaus können über die selektiven Kontrollfilter beliebige Kombinationen von Betragsbereich, Auftraggeber und Empfänger mit einer für die Kombination geltenden Stichprobenquote versehen werden. Jede Kombination hat eine individuelle Meldung im Kontrollfall.

Was passiert mit den Dokumenten, wenn sie fertig bearbeitet sind?

Alle Aufträge bleiben für 5 Werktage in der ipsYdion ZV Recherche einsehbar. Danach werden sie aus dem System entfernt.

Wie findet man ein spezielles Dokument?

Alle Belege können in ipsYdion ZV über die Recherche bequem und schnell lokalisiert werden. Die Recherche umfasst alle Arbeitsschritte ab dem Scan/Import bis zur Ausgabe an das Archiv.

Die praktische Filter-Funktion in der Tabellenüberschrift ermöglicht es Ihnen, selbst bei großen Belegmengen das Gesuchte in der Recherche sowie in allen Aufgabenlisten schnell zu finden.

Innerhalb der Recherche können Sie Dokumente aus der Trefferliste aufrufen und sichten. Änderungen sind selbstverständlich an dieser Stelle nicht möglich. Die Bearbeitungshistorie der Dokumente kann Schritt für Schritt nachvollzogen werden.

Muss ipsYdion ZV installiert werden?

ipsYdion ZV ist eine webbasierte Anwendung. Deshalb ist keine Installation oder Aufspielen von Plug-Ins erforderlich. Die Einrichtung erfolgt mandanten-spezifisch auf den sicheren Servern im IP Systeme Dienstleistungszentrum (DLZ) in Deutschland.

Lediglich der Zugriff auf die ipsYdion Adressen vom jeweiligen Arbeitsplatz aus muss freigegeben sein.

Was kostet ipsYdion ZV ?

Für ipsYdion ZV als Basis-Funktionsmodul wird eine einmalige Gebühr erhoben. Bitte fordern Sie Ihre aktuellen Konditionen bei IP Systeme an – ganz einfach über das Kontaktformular. Oder rufen Sie uns an!

Für die erstmalige Einrichtung auf den Servern im IP Systeme Dienstleistungszentrum (DLZ) oder eine Änderung der Konfiguration wird eine Dienstleistungspauschale erhoben.

Für den Bereitstellungszeitraum ab Eingang bis zum Ende der Recherchezeit berechnen wir für die Dokumentenbilder einen Pauschalbetrag je Dokument (Blatt).

Wenn Sie unsere Erfassungsdienstleistung  für ZV Dokumente nutzen, erheben wir einen Pauschalbetrag je Dokument, der sich nach der Belegart richtet. Dieser Erfassungspreis schließt die notwendigen Arbeitsschritte ein. Sonderaufgaben werden nach Anfrage berechnet.

WICHTIG: Die Erfassungsdienstleistung können wir Ihnen mehrwertsteuerbefreit anbieten!

Die Nutzung der Zusatzfunktionen ipsYdion Dubletten-Kontrolle (DK) und Unterschriften-Kontrolle (UK)/UK-Filialrecherche) wird monatlich pauschal und – bei UK – nach der Anzahl der Nutzer abgerechnet. Für die Berechnung im jeweiligen Monat wird der höchste Wert an Objekten oder Personen zugrunde gelegt:

  • DK Anzahl der Vergleichstage
  • UK Anzahl der Konten
  • UK Recherche Anzahl der diskreten Nutzer

Die Nutzung der Zusatzmodule (COMO) wird monatlich pauschal abgerechnet Für die Berechnung im jeweiligen Monat wird der höchste Wert an Objekten zu Grunde gelegt.

  • COMO Mittlere Storno Anzahl je Tag

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