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Digitalisierung jetzt!Endlich papierlos arbeiten
  • Digitale Transformation
  • Digitales Workflowmanagement
  • Dokumentenmanagement

Sie wollen digitaler werden sprechen Sie uns an!

 
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Problemstellungen Digitalisierung!
Alltag vs Projektmanagement
Die Notwendigkeit der Digitalisierung ist vielen Unternehmen klar. Der Tagesablauf vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen beansprucht jedoch oft die gesamte Arbeitszeit der Beschäftigten. Es gibt also kaum personelle Ressourcen, welche sich aktiv mit dem Thema Digitalisierung auseinandersetzen. Daher droht die Digitalisierung im Mittelstand sich zu stark zu verlangsamen. Wichtige Ideen und Impulse bleiben aus darunter leidet die Wettbewerbsfähigkeit und Effizienz im Unternehmen. Das Ziel muss es also sein, kleine Freiräume zu schaffen und sich mit Unterstützung neue Impulse einzuholen.

Digitalisierungsberatung
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Warum den Rechnungseingang/ Posteingang digitalisieren?
Die Grundlage für Wettbewerbsfähigkeit und langfristige Erfolge sind effiziente Prozesse. Das Zusammenführen aller Quellen ist der Schlüssel zum erfolgreichen papierlosen Arbeiten. Die Idee eines papierlosen Büros ist nicht neu! Dennoch fehlt es nach wie vor an Konzepten sowie der passenden Softwaretechnologie, um das ankommende analoge Papier, gepaart mit schon digitalen Daten in einer Datendrehscheibe, in die richtigen Workflows zu bringen.

Papierloses Büro Digitaler Posteingang
Für jede Branche eine individuelle Lösung
Banken & Sparkassen   Immobilien & Hausverwaltungen  
Öffentliche Verwaltung   Gesundheitswesen   Industrie 
weitere Branchen

Unterschiedliche Branchen haben verschiedene Prozesse
Ein individuelles Customizing ist daher notwendig
Die Kernstrukturen sind jedoch branchenübergreifend gleich
Inputmanagement
Viele Eingangsquellen, ein Ziel!
Täglich erreichen zahlreiche Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, Verträge oder Kundendokumente verschiedenste Standorte.

Die Vereinigung aller Inputquellen in spezifische Workflows kann bei  einer dezentralen Struktur von Vorteil sein. Die gezielte Vernetzung dezentraler Hardware mit der Software legt das Fundament für eine nachhaltige Digitalisierung.

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Dokumentenerkennung
Dokumente richtig verabeiten!
Nach dem Inputmanagement erfolgt der zweite Schritt der Dokumentenerfassung. Dort werden die Dokumente an die richtigen Stellen verteilt.
• Struktur durch digitale Postkörbe
• Intelligente Verteilung
• Was kann alles verarbeitet werden?
→ Rechnungen - (Gelbe) Post - Kundenakten - Personaldokumente  - Lieferscheine - Legitimationsunterlagen - Kreditakten - Formulare - Berichte - Bestätigungen - usw.

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OCR Texterkennung
Wann macht eine OCR Erkennung Sinn?
"Optical charakter recognition" ist eine automatische Klassifizierung und Verteilung von Dokumenten. Dies kann die Effizienz innerhalb des Dokumentenmanagements deutlich erhöhen. Oft wird die OCR Technologie als Herzstück des Dokumentenmanagement angesehen. Wichtig: Eine automatische Klassifizierung und Verteilung kann mittels vieler Technologien erreicht werden, beispielsweise Barcodeerkennung. Es kommt also immer auf die Komplexität, an welche Technologie am effizientesten eingesetzt werden sollte. Die modernsten OCR Anwendungen arbeiten bereits mit künstlicher Intelligenz.

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Aktendigitalisierung (E-Akte)
Ordner digitalisieren oder verstauben lassen?
Ein ganzheitliches papierloses Büro lässt sich nur realisieren wenn auch die vergangenen Jahre in digitaler Form vorliegen. Mit der Digitalisierung von Akten schaffen Unternehmen die richtige Ausgangssituation, um langfristig effizienter zu wirtschaften. Denn für den Unternehmenserfolg ist es wichtig, Informationen korrekt zu kanalisieren und strukturiert aufzubereiten. Viele Unternehmen outsourcen ein solches Digitalisierungsprojekt, jedoch können auch Inhouse Projekt Vorteile mit sich bringen.

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Digitalisierung ist mehr als nur scannen von Papier!
Was kann man gegen die E-Mail Flut tun?
Die Flut an Mails in Deutschland nimmt immer größere Ausmaße an. Ein beachtlicher Anteil darin macht der Dokumentenversand per Mail aus. Eine intelligente, digitale Dokumentendrehschreibe wie PETRA, kann alles verteilen und verarbeiteten von E-Mail Anhängen (PDF) über die bestehende E-Post, Ablagen auf File Servern oder auch die Verarbeitung aus elektronischen Briefkästen. Ein gezieltes Verbinden aller Eingangskanäle ist das Ziel eines Dokumentenworkflows ganz ohne Medienbruch.

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Digitaler Workflow
Ohne Workflow herrscht Chaos!
Ein gezielter und vordefinierter Arbeitsablauf ist vor allem für wiederkehrende Dokumentenarten von großer Bedeutung. Das Workflow-Management muss jedoch so gestaltet werden, dass die Flexibilität innerhalb der Verteilung gewahrt bleibt. Daher gilt die Maßgabe des Pareto Prinzips, 80% der Dokumente gehen meistens vordefinierte Wege für die restlichen 20% ist eine manuelle Betrachtung zu empfehlen, anstatt eine 100% Marke anzustreben.

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Dokumentenmanagement
Was versteht man darunter?
Das Dokumentenmanagement umfasst im weiteren Sinne 3 Hauptbestandteile.

1.) Inputmanagement => Bsp. scannen, erfassen und auslesen von Dokumenten.
2.) Workflow-Management => Verteilung und Verarbeitung erfasster Daten.
3.) Outputmanagement => Archivierung und Suche nach beliebigen Dokumenten. Das Dokumentenmanagement umfasst also alle Prozesse und geht daher weit über die reine elektronische Archivierung von Dokumenten hinaus.

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Elektronische Archivierung
Wo verbleiben die Daten?
Am Ende des Dokumentenworkflows findet die elektronische Archivierung statt. Diese kann auf unterschiedlichster Weise erfolgen. Oft findet eine Archivierung auf Laufwerken, Folgesystemen oder speziellen Archivsystemen statt. Wichtig ist, dass die Bestimmungen von Seiten des Handelsgesetzbuchs, der Abgabenordnung sowie der GoBD erfüllt werden. Dazu zählen unter anderem die Auffindbarkeit und Vollständigkeit, wer zu Beginn des Workflows exakt digitalisiert und erfasst hat es am Ende leichter.

Papierkorb
Was kann weg?
Nicht jedes Dokument muss zwingend in einen Workflow einfließen oder archiviert werden. Unnötige Dokumente verstopfen Workflows und kosten Speicherkapazitäten in der elektronischen Archivierung. Daher ist es sehr wichtig, diese Dokumente nach der ersten Sichtung in einen Papierkorb zu schicken, welcher sich regelmäßig selbst leert und somit Speicher freigibt. Eine gezielte automatische oder manuelle Sortierung erspart daher Unternehmen auf Dauer viel Zeit und Kosten.

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monitor mit petra
Wir konnten schon einigen Unternehmen helfen, innerhalb der Digitalisierung  ein Schritt nach vorne zu machen. Vielleicht ist Ihres das nächste!
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