Digitale Rechnung
Digitaler Rechnungseingang: Vorteile und Tipps zur Umsetzung
Rechnungen digitalisieren - digitale Rechnungsverarbeitung mit PETRA
- Wie können Eingangsrechnungen digitalisiert werden?
- Wie funktioniert ein digitaler Rechnungseingang?
- Wie kann ein schlanker digitaler Rechnungsworkflow aufgesetzt werden?
Im folgenden Text erfahren Sie alles über den Prozess des Rechnungseingangs, der Rechnungserkennung und der digitalen Rechnungsverarbeitung mit der Lösung PETRA.
Wie funktioniert ein Digitaler Rechnungseingang?
Um die Rahmenbedingungen für eine optimale, digitale Rechnungsverarbeitung zu schaffen, ist es notwendig, zum frühstmöglichen Zeitpunkt alle Eingangsrechnungen zu digitalisieren. Dies bildet die Grundlage für einen elektronischen Rechnungseingang. Für die Digitalisierung von Rechnungen können schon vorhandene Scanner oder Multifunktiongeräte zum Einsatz kommen. Die Hardware muss lediglich mit der Software für die Rechnungsverarbeitung angeschlossen werden.
Tipp: Wichtig hierbei ist die Qualität des Scans, um spätere Qualitätsprobleme ausschließen zu können, hierbei empfiehlt es sich immer, einen Testscan durchzuführen. Ist der Testscan zufriedenstellend müssen Sie keine unnötigen Kosten für die Hardware kalkulieren. Desweiteren werden auch digitale Eingangsrechnungen durch den Anschluss des E-Mail Postfachs (PDF Anhang) angebunden, somit werden alle Inputquellen unabhängig davon, ob schon digital oder noch analog angeschlossen. Liegen digitale Rechnungen vor, können im zweiten Schritt die Rechnungen ausgelesen werden.
Was beinhaltet eine automatisierte Rechnungsverarbeitung?
Sobald die Rechnungen digitalisiert sind, laufen die digitalen Rechnungen im Softwaresystem PETRA durch unsere OCR Rechnungserkennung (siehe FAQ -OCR-Texterkennung). Hierbei werden die Rechnungen ausgelesen, dies läuft nach dem folgenden Schema ab: Zuerst findet die Erkennung der Kopfdaten statt; hierdurch lässt sich das Dokument klar als Rechnung klassifizieren. Im Anschluss werden definierte Positionen der Rechnung ausgelesen und automatisch in vorkonfigurierte Felder übertragen. Desweiteren können in einer umfangreicheren, automatischen Rechnungserkennung fast alle Felder einer Rechnung erkannt und ausgelesen werden. Damit werden die Mitarbeiter entlastet und können somit elektronische Rechnungen schneller verarbeiten. Als langjähriger Partner von Open Text, setzen wir bei der Rechnungserkennung auf eine der besten Texterkennungssoftware des deutschen Marktes.
Erklärung: OCR steht für „Optical Character Recognition“ was übersetzt bedeutet optische Zeichenerkennung.
Tipp: Es empfiehlt sich immer Menge und Komplexität der Rechnungen zu prüfen und darauf abgestimmt den Grad an automatisierten Rechnungsverarbeitung zu wählen. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss hier immer abgewogen werden. Bei der optimalen Gestaltung unterstützen wir Sie gerne mit unseren Erfahrungen.
Tipp: Es empfiehlt sich immer Menge und Komplexität der Rechnungen zu prüfen und darauf abgestimmt den Grad an automatisierten Rechnungsverarbeitung zu wählen. Das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss hier immer abgewogen werden. Bei der optimalen Gestaltung unterstützen wir Sie gerne mit unseren Erfahrungen.
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Digitaler Rechnungsworkflow mit PETRA
Rechnungssichtung
Alle gescannten Rechnungen sowie bereits digitale Rechnungen werden von den eigenen Mitarbeitern gesichtet. Hierfür haben wir im Softwaresystem PETRA eine dreigeteilte Benutzeroberfläche entwickelt. Diese besteht aus der Dokumentenvorschau, (links) dem Dokument (Mitte) als Ganzes, sowie der Bearbeitung (rechts). Damit gewährleisten wir eine optimale, digitale Rechnungsbearbeitung bei den nächsten Schritten.
Digitale Rechnungsverteilung
Wenn alle Rechnungen gesichtet sind, beginnt je nach Abteilungsaufbau die Rechnungsverteilung. Da alle Mitarbeiter, sowie alle relevanten Abteilungen, einen digitalen Postkorb besitzen, können hierüber die Rechnungen an Mitarbeiter oder Abteilungen verteilt werden. Dies erfolgt ebenfalls über die Bearbeitungsmaske der Rechnung in PETRA. Hierfür gibt es unter anderem weitere folgende Features:
Umlauffunktion: Wenn eine Rechnung an mehrere Personen gehen muss, kann diese gezielt in den Umlauf gegeben werden.
Laufzettelfunktion: Wenn eine Rechnung in den Umlauf geben wird, kann dieses auch sequenziell erfolgen (Mitarbeiter 1, Mitarbeiter 2 und dann erst Mitarbeiter 3).
Kommentarfunktion: Alle Rechnungen können kommentiert werden, der Kommentar wird an die digitale Rechnung angehängt und kann später wieder aufgerufen werden, somit steht der komplette Verlauf später wieder zur Verfügung.
Umlauffunktion: Wenn eine Rechnung an mehrere Personen gehen muss, kann diese gezielt in den Umlauf gegeben werden.
Laufzettelfunktion: Wenn eine Rechnung in den Umlauf geben wird, kann dieses auch sequenziell erfolgen (Mitarbeiter 1, Mitarbeiter 2 und dann erst Mitarbeiter 3).
Kommentarfunktion: Alle Rechnungen können kommentiert werden, der Kommentar wird an die digitale Rechnung angehängt und kann später wieder aufgerufen werden, somit steht der komplette Verlauf später wieder zur Verfügung.
Digitale Rechnungsprüfung
In der Rechnungsprüfung erfolgt die Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit der digitalen Rechnung. Sollten hier Beanstandungen erfolgen, kann durch die Kommentierung und nicht zuletzt durch die E-Mail-Verknüpfung, eine Klärung aus PETRA heraus, eingeleitet werden. Folgendes sollte bei der digitalen Rechnungsprüfung immer mindestens Geprüft werden:
- Vollständiger Name und Anschrift
- Ausstellungsdatum der digitalen Eingangsrechnung
- Menge und Umfang
- Anzuwendender Steuersatz
- Brutto Gesamtsumme der Rechnung
Digitale Rechnungsfreigabe
Liegt die Rechnung zur Freigabe berechtigter Personen vor, kann diese in PETRA beispielsweise per Klick in eine Checkbox freigegeben werden.
Desweiteren kann die Freigabe per digitalem Stempel direkt auf der Rechnung unwiderruflich fixiert werden. Die digitalen Stempel können selbständig angelegt werden und nur von berechtigten Mitarbeitern durch eine klares Berechtigungskonzept angebracht werden. Der digitale Stempel hilft bei der Nachvollziehbarkeit und späteren Rückfragen oder Problemfällen. All diese und noch viele weitere notwendige Schritte können in einem individuellen digitalen Rechnungsworkflow dargestellt werden.
Tipp: Vermeiden sie unnötige Workflows und fragen sie sich immer, ob bestehende Strukturen und Abläufe vereinfacht und oder verbessert werden können. Ein umständlicher analoger Prozess muss nicht zwingend digital abgebildet werden.
Desweiteren kann die Freigabe per digitalem Stempel direkt auf der Rechnung unwiderruflich fixiert werden. Die digitalen Stempel können selbständig angelegt werden und nur von berechtigten Mitarbeitern durch eine klares Berechtigungskonzept angebracht werden. Der digitale Stempel hilft bei der Nachvollziehbarkeit und späteren Rückfragen oder Problemfällen. All diese und noch viele weitere notwendige Schritte können in einem individuellen digitalen Rechnungsworkflow dargestellt werden.
Tipp: Vermeiden sie unnötige Workflows und fragen sie sich immer, ob bestehende Strukturen und Abläufe vereinfacht und oder verbessert werden können. Ein umständlicher analoger Prozess muss nicht zwingend digital abgebildet werden.
Sie haben Fragen?
Wir sind nur ein Anruf entfernt und stehen für alle Fragen
und Anliegen jederzeit kostenlos zur Verfügung.
Ihr Team von IP Systeme
+49 (0)76619339-400
Anbindung und Integration an den digitalen Rechnungseingang PETRA
Grundsätzlich versteht sich PETRA als digitaler Rechnungseingang (elektronischer Rechnungseingang) mit umfassender Rechnungserkennung und Bearbeitung. Doch der digitale Rechnungsworkflow geht noch weiter. Daher ist PETRA Schnittstellen-offen entwickelt und kann an die verschiedensten Folgesysteme per Rest API angeschlossen werden. Hierüber können die digital bearbeiteten Rechnungen übergeben werden. Durch die digitale Erfassung und die Formatübergabe PDF/A können Sie später in einer Volltextsuche oder Dokumentensuche Ihre Rechnung mit dem erfolgten Workflow leicht wiederfinden.
- Archivsysteme (Bsp. Übergabe an Datev Online) Laufwerk /Ablage auf Foldern
- ERP Systeme
- Buchhaltung Systeme
- DMS Systeme
In welchen Branchen kann PETRA zum Einsatz kommen?
Grundsätzlich kann der elektronische Rechnungseingang PETRA in jeder Branche eingesetzt werden. In so gut wie jeder Branche kommen wöchentlich viele Rechnungen an. Die Workflows und Verarbeitungsweisen sind jedoch immer verschieden, daher ist PETRA wie ein Baukasten aufgebaut, aus welchem wir Ihr fertiges System individuell angepasst übergeben. Durch diesen Aufbau ist PETRA branchenneutral einsetzbar. Sprechen Sie uns an wir erarbeiten für Sie die Branchenanpassung.
- Digitaler Rechnungseingang für Banken und Versicherungen
- Digitaler Rechnungseingang für Hausverwaltungen und Bauunternehmen
- Digitaler Rechnungseingang für die Industrie und Verwaltung
- Digitaler Rechnungseingang für Behörden und Kommunen
- Digitaler Rechnungseingang für Kliniken und Gesundheitswesen
- usw.
Elektronische Rechnungen gesetzliche Grundlagen
Die Echtheit der Herkunft der Rechnung, sowie die Lesbarkeit der Rechnung sind Voraussetzung zum späteren Vorsteuerabzug. Nach aktuellem Stand müssen elektronische Rechnungen (und alle dazugehörigen Dokumente) ebenso wie die Papierrechnung, mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden. Seit dem 1.1.2013 sind Papierrechnungen und elektronische Rechnungen gleichwertig. Das heißt elektronische Rechnungen, die z.B. per E-Mail als PDF- oder Textdatei (E-Mail-Anhang) übermittelt werden, sind zum Vorsteuerabzug berechtigt. Es bedarf hier keiner Signatur.
Die Technik hinter der elektronischen Rechnungsverarbeitung
Da es sich bei PETRA um eine browserbasierte Anwendung handelt, ist zur Nutzung keine Installation erforderlich. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus flexibel mit der Software arbeiten. IP Systeme entwickelt, vertreibt und betreut die Anwendung ausschließlich aus Deutschland. Desweiteren liegen alle Rechenzentren in Deutschland in einem hoch geschützten Umfeld.
Vorteile des digitalen Rechnungseingangs PETRA mit automatisierter Rechnungsverarbeitung
- Anbindung aller möglichen Eingangsquellen (Scanner/ Multifunktionsgeräte/ E-Post usw.)
- Digitale Rechnungsbearbeitung (Rechnungsworkflow Sichtung/ Verteilung/ Prüfung/ Freigabe)
- Beschleunigung der Bearbeitung durch teilweise Automatisierte Rechnungsverarbeitung
- Einsatz von OCR-Texterkennung, um Rechnungen automatisch auslesen zu können
- Digitales Arbeiten: Prüfung und Freigabe am Bildschirm ohne Medienbrüche
- Mit PETRA können Rechnungen sowie alle anderen Dokumentenarten verbreitet werden
- Spürbare Kostenersparnis durch beschleunigte Rechnungsverarbeitung
- Schnellere Durchlaufzeit: Skonto wird nicht mehr verpasst
- 100% Transparenz und Übersicht, sowie Protokollierung des internen Rechnungsablaufs
- Arbeiten aus dem Homeoffice dank Cloudlösung
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Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Oliver Merz, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Lösungskonzept zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.
Gerne präsentiert Herr Merz Ihnen unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
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Oliver Merz
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: papierloses Büro
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Fachgebiet: papierloses Büro
FAQ – die häufigsten Fragen und Antworten zu PETRA
Können mit PETRA auch andere Dokumente verarbeitet werden?
PETRA versteht sich als Dokumentendrehscheibe und ist daher geeignet für alle täglich ankommenden Dokumentenarten. Darunter zählen zum Beispiel Lieferscheine, Mahnungen, Verträge oder auch Personaldokumente.
Ist PETRA eine Cloudlösung?
Ja, PETRA ist eine webbasierte Anwendung, deshalb ist keine Installation oder Aufspielen von Plugins erforderlich. Durch die webbasierte Anwendung kann auch im Homeoffice schnell und unkompliziert mit PETRA gearbeitet werden. Die Einrichtung erfolgt mandantenspezifisch durch IP Systeme.
Was verbirgt sich hinter der OCR Technologie?
OCR steht für „Optical Character Recognition“ was übersetzt bedeutet optische Zeichenerkennung. Sobald die Rechnungen digitalisiert sind, werden Sie von der OCR-Texterkennung die Rechnung nach vorgegebenen Zeichen durchsucht ausgelesen. Dadurch kann die Rechnung automatisch als Rechnung klassifiziert werden und die verschiedensten Textfelder ausgelesen und übertragen werden Bsp. die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum. Die Möglichkeiten mit der OCR-Texterkennung sind sehr groß, dadurch können auch große Mengen an Daten erfasst werden.