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Akten digitalisieren
  • Akten selbst digitalisieren?
  • Akten digitalisieren lassen als externe Dienstleistung?
  • Sie haben die Wahl wir haben die Lösungen!

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Digitale Archivierung mit E-Akte

Wir unterstützen Sie bei der digitalen Aktenführung: mit Softwarelösung oder als Dienstleistung

Nach wie vor türmen sich in vielen Unternehmen Stapel aus staubbedeckten Aktenordnern. Solche Papierarchive sind nicht nur umständlich in der Handhabung, sondern auch kostspielig. Dabei existieren längst preiswerte Wege, um Akten vollumfänglich digital zur archivieren. IP Systeme bietet Unternehmen gleich zwei kostengünstige Möglichkeiten zum Umstieg auf digitale Akten.

Die erste Option, um Unterlagen elektronisch zu archivieren, ist die Verwendung unserer individuellen und einfach zu bedienenden E-Akten-Software. Die Akten-Digitalisierungs-Software PETRA unterstützt Sie bei der selbständigen digitalen Archivierung Ihrer Unterlagen.

Bei der zweiten Option übernehmen wir die vollständige Digitalisierung von Akten als Dienstleister. Wir holen Ihre Akten ab, scannen sie professionell ein und stellen Sie Ihnen in einem elektronischen Archiv geordnet zur Verfügung.

Ordner digitalisieren oder verstauben lassen? Wie Papierakten Ihr Unternehmen ausbremsen

Aktenordner auf Papierbasis sind für viele Menschen immer noch so selbstverständlich, dass sie sie nicht hinterfragen. Bei der Betrachtung von alltäglichen Arbeitsabläufen werden die zahlreichen Nachteile selbst gut organisierter Papierarchive aber schnell deutlich. Eine digitale Aktenführung vermeidet die folgenden Probleme:

Ohne elektronische Archivierungssysteme: Starr und unflexibel

Benötigt ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, so muss dieses zunächst aufwendig herausgesucht und im Archiv abgeholt werden. Das kostet einerseits Arbeitszeit. Andererseits sorgt es bei Anfragen von Kunden oder Geschäftspartnern für lange Wartezeiten. Zudem wird die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit durch die mangelnde Verfügbarkeit von Unterlagen gehemmt. Die digitale Akte dagegen ist nur einen Mausklick entfernt.

Analoge statt digitale Aktenführung: Kein Homeoffice möglich

Viele Unternehmen haben die Vorteile des Homeoffice erkannt und bieten ihren Mitarbeitern diese Option gern an. Voraussetzung ist aber, dass alle für die Arbeit erforderlichen Unterlagen dezentral bereitgestellt werden. Wer für seine Arbeit auf physische Dokumente aus dem Unternehmensarchiv angewiesen ist, kann nicht von zu Hause aus arbeiten. Unternehmen, die auf digitale Archivierung setzen, setzen ihre Mitarbeiter hingegen zeit- und ortsunabhängig ein.

Platz kostet Geld: ein elektronisches Archiv spart beides

Selbst in kleineren Unternehmen nehmen Aktenberge im Laufe der Zeit erhebliche Dimensionen an. Jeder zusätzliche Quadratmeter, der im Büro auf Aktenschränke entfällt, kostet Miete. Diese Kosten können direkt dem Festhalten an einer papierbasierten Aktenführung anstatt dem Umstieg auf ein digitales Archiv zugeschrieben werden.

Ordner digitalisieren bringt Sicherheit

Papier ist nicht sonderlich widerstandsfähig. Sachschäden durch Brände, Hochwasser oder auch Einbrüche sind ärgerlich. Kommen jedoch wichtige Papierunterlagen zu Schaden, kann dies Unternehmen in große Schwierigkeiten bringen. Die Digitalisierung von Archiven reduziert diese Risiken erheblich.

Ordner scannen oder in Papierform lassen? Auch eine Frage der Nachhaltigkeit

Papier ist ein äußerst rohstoffintensives Material. Für einen verantwortungsvollen Umgang mit der Umwelt sollte der Papierverbrauch im Unternehmen daher auf ein Minimum reduziert werden. An nachhaltigen Alternativen, wie der Digitalisierung des Archivs, mangelt es nicht.
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So funktioniert ein Papierloses Büro!

Unsere Digitalisierungsexperten zeigen Ihnen Live in einem 1-2 stündigen Onlinemeeting wie Sie Ihr papierloses Büro realisieren können. Wir präsentieren Ihnen unsere Lösungen und erarbeiten mit Ihnen Lösungswege zugeschnitten auf Ihr Unternehmen/ Institut. Nutzen Sie die Chance und holen Sie sich kostenlos und unverbindlich neue Impulse; wir freuen uns auf Sie.


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Digitale Akte: Elektronische Archivierungssysteme optimieren sämtliche Abteilungen

Mit der Digitalisierung von Akten schaffen Unternehmen die richtige Ausgangssituation, um langfristig effizienter zu wirtschaften. Denn für den Unternehmenserfolg ist es kritisch, Informationen korrekt zu kanalisieren und strukturiert aufzubereiten. Die elektronische Aktenführung mit E-Akten gewährleistet, dass sämtliche Informationen immer dort zur Verfügung stehen, wo sie gerade benötigt werden.

Wenn Ihre Mitarbeiter benötigte Unterlagen dank Aktendigitalisierung in Sekundenschnelle finden, reagieren sie schneller auf Geschäftsvorfälle. Weiterhin haben elektronische Akten den Vorteil, dass Dokumente zeit- und ortsunabhängig bearbeitet werden können. Die Zusammenarbeit in Teams wird dank digitaler Akten also um ein Vielfaches beschleunigt, vor allem, wenn mehrere Abteilungen beteiligt sind. Insgesamt kommen Workflows so deutlich schneller zum Ende.

Haben Unternehmen ihr physisches Archiv erst einmal durch digitale Akten ersetzt, sparen sie zudem Kosten für damit verbundene externe Dienstleistungen ein. Beispiele hierfür sind Kurierfahrten, externe Archive oder die Microfiche-Erstellung. Nicht zuletzt sorgt die Digitalisierung von Archiven für höchste Revisionssicherheit und minimiert Verlustrisiken. Legen Sie bei Bedarf außerdem fest, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Dateien im digitalen Archiv haben. Damit sorgen Sie für die sichere Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

Elektronische Aktenführung: Maßgeschneiderte Umsetzung ganz nach Ihrem Bedarf

Option 1: Inhouse-Digitalisierung alter Akten mit unserer Software nach dem SEK-Prinzip

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Wir wollen den Umstieg auf digitale Archivierung für Unternehmen so einfach wie möglich machen. Deshalb haben wir eine unkomplizierte und dennoch umfassende Akten-Digitalisierungs-Software entwickelt. Diese E-Akten-Software lässt sich individuell an die Bedürfnisse und Prozesse Ihres Unternehmens anpassen. Unser Lösungsansatz für elektronische Datenarchivierung folgt dem von uns entwickelten und vielfach bewährten SEK-Prinzip:

S = Systembereitstellung der Elektronische-Akten-Software (inkl. Unterstützung bei der Scantechnik)
E = Erfassung der Dokumente (Digitalisierung des Archivs durch die Mitarbeiter des Kunden)
K = Kundenbasierte Verschlagwortung der E-Akten: Sie wissen am besten, wie Ihre digitalen Akten indiziert und archiviert werden sollten. IP Systeme bietet Ihnen bei Bedarf eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an.

Akten selbst digitalisieren – in Ihrem Tempo, mit Ihren Mitarbeitern

Mit dem SEK-Prinzip führen Sie die Digitalisierung Ihrer Akten vollständig inhouse mit Ihren eigenen Mitarbeitern durch. Sie bestimmen Tempo und Kapazitäten selbst. Anders als bei der Beauftragung eines externen Dienstleisters, werden Ihre sensiblen Unternehmensunterlagen nicht verladen und von A nach B transportiert. Die Digitalisierung von Akten in Eigenregie spart also Kosten für die Logistik. Zudem bleiben sämtliche Akten in Reichweite, falls sie einmal spontan im Tagesgeschäft benötigt werden.

Bei unserer Lösung handelt es sich um eine “Software as a Service” (Saas). Das hat für Sie den Vorteil, dass Server- und IT-Kosten vollständig entfallen. Die Elektronische-Akten-Software ist webbasiert, sie kann also von jedem beliebigen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Behörde ohne Installation genutzt werden. Auch vom Homeoffice aus ist sie bequem nutzbar. Ihre Ordner digitalisieren Sie auf diese Weise besonders flexibel.

Option 2: Akten digitalisieren lassen als externe Dienstleistung

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Nicht jedes Unternehmen verfügt über die Hardware oder die zeitlichen und personellen Ressourcen, um in Eigenregie sämtliche Dokumente und Ordner zu scannen. Gern übernehmen wir deshalb die Digitalisierung von Akten als Dienstleister.

Wenn Sie bei uns Ihre Akten scannen lassen, profitieren Sie von einem besonders sauberen und professionellen Ergebnis. Beim Scannen von Altakten legen wir Wert auf höchste Diskretion und gehen überaus sorgsam mit den uns anvertrauten Dokumenten um.

Unser Akten-Scan-Service holt Ihre Papierdokumente vor Ort ab. Anschließend scannen unsere erfahrenen Mitarbeiter Ihre Unterlagen ein und stellen sie Ihnen digital zur Verfügung. Die Digitalisierung alter Akten gehört zu unserem Kerngeschäft. Wir verfügen das notwendige Know-How, um Ihr Papierarchiv schnell und sicher zu digitalisieren.

Akten Scanservice von IP Systeme

IP Systeme verfügt über 5 Scanstandorte um in allen Teilen Deutschland den Scan-Service anbieten zu können.

sprechen Sie uns gerne auf unseren Akten-Scan-Service an:

• Digitalisierung von Akten Berlin
• Digitalisierung von Akten Hannover
• Digitalisierung von Akten Freiburg
• Digitalisierung von Akten Furtwangen (Hochschwarzwald)
• Digitalisierung von Akten Kassel

Jetzt Akten Scan Service anfragen

Einmal indiziert, sofort wiedergefunden

Egal, ob Sie Ihre Akten selbst einscannen oder auf unseren Abholservice zurückgreifen: Die Indizierung elektronischer Akten in unserem DMS erfolgt besonders unkompliziert. So stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Unterlagen immer auf Anhieb finden. Bei der Verschlagwortung eingescannter Dokumente sind Sie vollkommen frei. Fügen Sie beispielsweise mehrere Suchbegriffe pro Akte hinzu oder indizieren Sie auf Einzeldokumentenbasis.
Nach erfolgter Digitalisierung und Erfassung der Dokumente werden diese reibungslos in die gewünschte Ablage oder ins Archiv übergeben. Ob in der Verwaltungs-, Vertriebs- oder Einkaufsabteilung: elektronische Akten verwalten Sie so spielend leicht.
Gern erarbeiten wir mit Ihnen ein individuelles Lösungskonzept, um bestehende Archive anzubinden. Nehmen Sie Kontakt auf, um eine unverbindliche Prüfung zu veranlassen. Wir vereinen Ihre digitalen und bisher noch analogen Dokumente in einem digitalen Archiv.
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IP - Workshop
IP Systeme bietet allen Interessenten einen individuellen Workshop im Vorfeld eines Projektes an. Dabei erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen Ansätze und Möglichkeiten einer Aktendigitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Ein Teil der Inhalte dieses Workshops beinhaltet:
•  Ist Analyse des Umfangs
•  Dokumentenprüfung und Sichtung
•  Erarbeitung eines Lösungsvorschlages

Starten Sie mit uns in einen interessanten und erkenntnisreichen Workshop!

Maximale Flexibilität beim Akten digitalisieren: Software PETRA von IP Systeme fügt sich nahtlos in Ihre Prozesse ein

Digitalisierung sämtlicher Akten-Typen

Mit der Software zur Aktenverwaltung von IP Systeme sind sie besonders flexibel. Sie ist dazu geeignet, alle erdenklichen Arten von Akten zu digitalisieren und abzulegen.

   • Personalakten digitalisieren
   • Kundenakten digitalisieren
   • Lieferantenakten digitalisieren
   • Lieferscheine digitalisieren
   • Rechnungen und Mahnungen digitalisieren
   • Bestellungen und Auftragsbestätigungen digitalisieren
   • Auswertungen und Revisionsakten digitalisieren
   • Genehmigungen und Prüfberichte digitalisieren
   • Kreditakten und Bankakten digitalisieren

Kompatibilität mit allen Eingangskanälen/Scan-Quellen

Unsere Softwarelösung für die Aktendigitalisierung ist herstellerungebunden. Sie funktioniert mit jedem beliebigen Eingangskanal. Ihre Dokumente werden stets zentral im System erfasst.

• Scanner
• Netzwerkscanner
• Multifunktionsgeräte (MFP/MFG)
• Upload einzelner Dateien
• (Massen-)Import aus Verzeichnissen
• Mail-Weiterleitung direkt aus dem Posteingang
• Mail-Import (Auslesen ganzer Mailverzeichnisse)

Elektronische Datenarchivierung in Eigenregie: Gute Vorbereitung spart Kosten bei der Aktendigitalisierung

Die Umstellung auf vollständig digitale Archivierung ist ein umfassendes Projekt. Damit die Akten-Digitalisierung kosten- und zeitsparend vonstattengeht, ist sorgfältige Vorbereitung notwendig. Zum einen müssen die neuen Arbeitsabläufe in Bezug auf das elektronische Archiv festgelegt werden. Zum anderen sollten die Akten, die digitalisiert/gescannt werden sollen, entsprechend vorbereitet werden.

Vor der Digitalisierung Ihrer Papierdokumente empfehlen wir die Durchführung folgender Arbeitsschritte:

1. Bestandsaufnahme: Verschaffen Sie sich einen konkreten Überblick über den Umfang Ihres Papierarchivs. So lässt sich der zeitliche und personelle Aufwand des Akten-Digitalisierens einschätzen.

2. Organisation: Nach dem Scannen landen Ihre Dokumente zunächst unbenannt im elektronischen Archiv. Unsere Software erlaubt das schnelle und unkomplizierte Benennen von Dokumenten. Haben Sie Ihre Unterlagen im Vorhinein entsprechend sortiert und eine Ordnerstruktur festgelegt, beschleunigt dies den Prozess zusätzlich.

3. Aussonderung: In vielen Papierarchiven finden sich Unterlagen, die längst nicht mehr aufbewahrt werden müssten. Wenn Sie Ihre Akten digitalisieren, ist das eine gute Gelegenheit, sich solcher Dokumente zu entledigen.

4. Hardware-Ausstattung: Der Umstieg auf elektronische Akten erfordert passende Software- und Hardware-Lösungen. Insbesondere sind Scanner für die Aktendigitalisierung unerlässlich. Diese sollten bei Ihnen in ausreichender Menge und Qualität vorhanden sein. Beachten Sie, dass die Bedienung ein gewisses technisches Know-How von Ihren Mitarbeitern erfordert.
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