posteingang digitalisieren
Digitaler PosteingangPETRA - die Dokumentendrehscheibe für Ihre Post!
  • Briefe und Rechnungen digitalisieren
  • Rechnungen automatisch erkennen und auslesen
  • Alle Dokumente optimal erfassen im digitalen Workflow

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Digitaler Posteingang: Briefe und Rechnungen digitalisieren

Diese Wettbewerbsvorteile bietet Ihnen ein digitaler Posteingang

Mit der einheitlichen Digitalisierung Ihres Posteingangs und zentralen Speicherung sind alle Dokumente immer und überall im Unternehmen verfügbar. Sobald Ihre Post digitalisiert ist, kann sie unternehmensintern umgehend und zuverlässig zugestellt und bei Bedarf mit Kollegen geteilt werden. Ein digitaler Posteingang sorgt so für eine deutliche Verkürzung der Wege und Steigerung der Flexibilität.

Dies schlägt sich zum einen in niedrigeren Kosten für die Eingangspostverarbeitung nieder. Zum anderen vereinfacht ein digitaler Posteingang Ihre Workflows und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit den jeweiligen Unterlagen.

Post digitalisieren als erster Schritt hin zum smarten Büro

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Nicht nur die Bearbeitung von Dokumenten durch Angestellte lässt sich mit einer Digitalisierung des Posteingangs optimieren. Digitale Brief-Post ist auch die Grundlage für eine schrittweise Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Planen Sie mittelfristig beispielsweise die Einrichtung einer automatischen Archivierung von Dokumenten, bietet ein digitaler Posteingang hierfür den Grundstein.

Schnelle Dokumentenerfassung und effiziente Bearbeitung

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Für eine digitale Archivierung der Eingangspost wird diese zunächst von Ihren Mitarbeitern eingescannt. Bei Bedarf lässt sich die Reihenfolge eingescannter Seiten einfach per Mausklick ändern. In PETRA werden die Postscans anschließend gemeinsam mit Ihren auf digitalem Wege erhaltenen Dokumenten zentral gespeichert.

Zusätzlicher Mehrwert für Banken: Zahlungsverkehrsbelege können Sie direkt in unser ipsYdion ZV übertragen.
Die digitalisierten Eingangsrechnungen, Belege und Briefe werden nun bei den zuständigen Mitarbeitern bereitgestellt und lassen sich direkt bearbeiten. Dokumente können hierbei mit beliebig vielen Kommentaren versehen werden.

Briefe digitalisieren garantiert sichere Verwahrung

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Nach der Bearbeitung werden die Unterlagen sicher verwahrt. Entscheiden Sie hierfür, wo Sie die Dokumente jeweils ablegen möchten:

• Im digitalen Archiv
• Im lokalen Netzwerk als PDF
• In einem anderen System zur Weiterverarbeitung

Hinweis speziell für Banken:
Dank unseres Zusatz-Moduls KUBUS ist das Ablegen für Bankarchive, wie z.B. agree21, bank21 oder agree21-DMS problemlos möglich. KUBUS kann direkt an PETRA angebunden werden, da es auf derselben Technologie beruht.

Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung des Posteingangs

Über die PETRA Recherche finden Sie alle Dokumente in Sekunden, egal in welchem Prozessabschnitt sich diese gerade befinden. So ist Ihre Kundenbetreuung in der Lage, Kunden noch besser und schneller Auskunft über den Bearbeitungsstatus eines Anliegens zu geben.

Digitalen Posteingang richtig planen und umsetzen

Aber wie genau setzen Sie das Thema “Eingangspost digitalisieren” in der Praxis um? Für die digitale Archivierung der Eingangspost steht Ihnen mit der Posteingang-Software PETRA das ideale Werkzeug zur Verfügung. Mit PETRA gestalten Sie Ihre Dokumentendigitalisierung, Dokumentenverteilung, Dokumentenerfassung und Dokumentenarchivierung schneller und reibungsloser denn je.
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Jetzt Gesprächstermin vereinbaren

Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Thomas Mark, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten, mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Lösungskonzept, das auf Ihr Unternehmen, Ihre Bank oder Gewerbebetrieb zugeschnitten ist.

Gerne präsentiert Ihnen Herr Mark unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
Thomas Mark
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro


Alle Nutzen-Argumente eines digitalen Posteingangs mit PETRA im Überblick

Mit PETRA, einer Software der süddeutschen Entwicklerschmiede IP Systeme, lassen sich Scanner anbinden, alle Dokumente digitalisieren und bearbeiten. Die Software erkennt Dokumente wie Rechnungen automatisch und erfasst die relevanten Daten. Um die Arbeitsprozesse effizient zu gestalten, bietet PETRA vordefinierte Workflows an, die eine einfache oder mehrstufige Freigabe der Dokumente ermöglichen. 
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  • Keine zeitaufwendigen und teuren Kurierfahrten zur Postverteilung sind mehr nötig
  • Zentrale Zusammenführung aller Dokumente aus sämtlichen Eingangskanälen
  • Zugang zum System von jedem Arbeitsplatz aus
  • Digitalisierung von Eingangsrechnungen + Rechnungsverteilung
  • Dokumente sind nachverfolgbar und gehen nicht verloren
  • Die Dokumente sind jederzeit auffindbar, da die Briefpost digitalisiert ist
  • Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Postbearbeitung
  • Korrekte Zuordnung der Dokumente in Sekunden
  • Kompatibel mit sämtlichen Input-Quellen
  • Alle Dokumente können digital bearbeitet werden
  • Digitale Postbearbeitung ermöglicht ein papierloses Büro
  • Sichere Ablage als PDF oder im digitalen Archiv Ihres Institutes/ Unternehmens
  • Umfassende Anpassbarkeit an bestehende Prozesse
  • Keine langwierigen Trainingsphasen bei der Einrichtung dank leichter Bedienung
  • Keine Software-Installation nötig, da webbasiert
  • Umfangreiche und persönliche Unterstützung durch IP-Systeme

Schlagen Sie sich noch mit Papierpost herum?

Egal ob Lieferanten, Kunden oder Finanzamt: Unternehmen erhalten täglich Korrespondenz von unterschiedlichsten Ansprechpartnern. Häufig handelt es sich dabei um einen Mix aus klassischen Papierbriefen und E-Mails. Ein Teil der Post liegt also digital und ein anderer analog vor. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies nicht selten einen Mehraufwand bei der Bearbeitung der entsprechenden Dokumente.

Papierpost muss zunächst zum richtigen Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens transportiert werden. Umso länger der Weg, desto zeitaufwendiger, teurer und fehleranfälliger wird dieser Zustellungsprozess. Zudem bremst es Workflows unnötig aus, wenn ein Dokument zwischen zwei Arbeitsschritten erst gescannt oder ausgedruckt werden muss.

Nicht zuletzt ist die Archivierung wichtiger Dokumente in Papierform stets mit Risiko behaftet. Durch Brände, Überschwemmungen oder Einbrüche können kritische Unterlagen verloren gehen und das betreffende Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.
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So funktioniert ein Papierloses Büro!

Unsere Digitalisierungsexperten zeigen Ihnen Live in einem 1-2 stündigen Onlinemeeting, wie Sie Ihr papierloses Büro realisieren können. Wir präsentieren Ihnen unsere Lösungen und erarbeiten mit Ihnen Lösungswege, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen / Institut.
Nutzen Sie die Chance und holen Sie sich kostenlos und unverbindlich neue Impulse. Wir freuen uns auf Sie!


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Digitalen Posteingang aufbauen für Effizienz und Sicherheit

Immer mehr Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen erkennen die Vorteile eines papierlosen Büros. Smarte, digitale Prozesse sollen die althergebrachte Zettelwirtschaft ersetzen, um Geschäftsprozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Grundlage für eine papierlose Verwaltung ist die vollständige Digitalisierung des Posteingangs. Das bedeutet, dass Unternehmen sämtliche eingehenden Briefe digitalisieren, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Die individuell anpassbare Posteingang-Software von IP Systeme bietet Ihnen bei der digitalen Archivierung der Eingangspost viele Vorteile. Sparen Sie Zeit und Kosten bei der Post-Organisation und stellen Sie sicher, dass jedes Dokument in Sekundenschnelle bei der richtigen Person ankommt.

Wie funktioniert die Einrichtung einer digitalen Poststelle in Ihrem Unternehmen?

Viele Unternehmen sind sich zwar der Vorteile digitaler Posteingangs-Software bewusst. Sie zögern jedoch mit der Umsetzung, weil sie den Aufwand der Implementierung scheuen. Wir haben PETRA deshalb so gestaltet, dass sich das Programm besonders leicht in bestehende Prozesse integrieren lässt. PETRA kann vollständig an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden und fügt sich auf diese Weise nahtlos ein.

Richten Sie beispielsweise die Dokumentenklasse “Rechnungen” ein und legen Sie “Rechnungswesen” als zuständige Abteilung fest. Bei Bedarf legen Sie außerdem die berechtigten Mitarbeiter fest. Sind in Ihrem Unternehmen Rundschreiben und Laufzettel üblich? Auch derartige Vorgänge lassen sich in PETRA abbilden und automatisieren.

Unkomplizierte Anbindung an bestehende Systeme

Die Digitalisierungs-Software PETRA lässt sich nahtlos an die verschiedensten Folgesysteme/ Archivsysteme anschließen. Schon bei der Entwicklung haben wir PETRA so aufgesetzt, das über eine API Schnittstelle bestehende Softwaresysteme angeschlossen werden können. Sie sagen uns, wo die Daten gespeichert werden sollen; wir erledigen die Anbindung.

Post digitalisieren: Workshop und persönlicher Support für einen reibungslosen Start

Wir unterstützen Sie von der ersten Minute bei der Einrichtung Ihrer digitalen Postbearbeitung mit PETRA. In einem eintägigen Workshop zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen – vom Digitalisieren der Dokumente bis hin zum Anlegen der Dokumentklassen und Abteilungen. Außerdem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Natürlich stehen wir Ihnen auch nach dem Workshop jederzeit für Fragen zur Verfügung. So ist PETRA im Handumdrehen eingerichtet und startklar.
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Wir sind nur ein Anruf entfernt und stehen für alle Fragen
und Anliegen jederzeit kostenlos zur Verfügung.
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Technische Details zum digitalen Posteingang PETRA

Die Benutzeroberfläche im digitalen Posteingang

Die Benutzeroberfläche von PETRA ist einfach und klar strukturiert und somit intuitiv bedienbar. Die Software basiert auf unserer innovativen Produktplattform ipsYdion. Da es sich bei PETRA um eine browserbasierte Anwendung handelt, ist zur Nutzung keine Installation erforderlich. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus flexibel mit der Software arbeiten. Bei Bedarf bieten wir komfortable Zusatzfunktionen, wie beispielsweise die Implementierung von Rundschreiben und Laufzetteln in PETRA. Dabei hat jeder Umlauf eine dedizierte Leserliste, die auf Wunsch sequentiell abgearbeitet werden kann. Der Initiator hat die volle Kontrolle über den Lese-Status des Umlaufes.

Posteingang digitalisieren - Inputmanagement

Alle möglichen Eingangskanäle können an PETRA angeschlossen werden:
  • Office Scanner mit TWAIN-Schnittstelle
  • Netzwerkscanner
  • Multifunktionsgeräte
  • E-Mail Anhänge (PDF)
  • PDF-Upload (Wordvorlagen von Telefonaten)
  • ePost
  • e-Briefkasten/ Digitaler Briefkasten
  • Bestehende digitale Dokumente aus Ablagen
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