Fade Digitaler Posteingang
Digitaler PosteingangDigitaler Workflow für alle Eingangskanäle
  • Briefe und Rechnungen digitalisieren
  • Automatische Dokumentenerkennung
  • Digitale Dokumentendrehscheibe

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Digitaler Posteingang

Post digitalisieren für mehr Effizienz und Sicherheit

Immer mehr Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen erkennen die Vorteile eines papierlosen Büros. Smarte, digitale Prozesse sollen die althergebrachte Zettelwirtschaft ersetzen, um Geschäftsprozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Grundlage für eine papierlose Verwaltung ist die vollständige Digitalisierung des Posteingangs. Das bedeutet, dass Unternehmen sämtliche eingehenden Briefe digitalisieren, um sie elektronisch weiterverarbeiten zu können. Die individuell anpassbare Posteingang-Software von IP Systeme bietet Ihnen bei der digitalen Archivierung der Eingangspost viele Vorteile. Sparen Sie Zeit und Kosten bei der Post-Organisation und stellen Sie sicher, dass jedes Dokument in Sekundenschnelle bei der richtigen Person ankommt.

Post digitalisieren: Schlagen Sie sich noch mit Papierpost herum?

Egal ob Lieferanten, Kunden oder Finanzamt: Unternehmen erhalten täglich Korrespondenz von unterschiedlichsten Ansprechpartnern. Häufig handelt es sich dabei um einen Mix aus klassischen Papierbriefen und E-Mails. Ein Teil der Post liegt also digital und ein anderer analog vor. Für Ihre Mitarbeiter bedeutet dies nicht selten einen Mehraufwand bei der Bearbeitung der entsprechenden Dokumente.

Papierpost muss zunächst zum richtigen Ansprechpartner innerhalb des Unternehmens transportiert werden. Umso länger der Weg, desto zeitaufwendiger, teurer und fehleranfälliger wird dieser Zustellungsprozess. Zudem bremst es Workflows unnötig aus, wenn ein Dokument zwischen zwei Arbeitsschritten erst gescannt oder ausgedruckt werden muss.

Nicht zuletzt ist die Archivierung wichtiger Dokumente in Papierform stets mit Risiko behaftet. Durch Brände, Überschwemmungen oder Einbrüche können kritische Unterlagen verloren gehen und das betreffende Unternehmen in Schwierigkeiten bringen.

Briefe und Rechnungen digitalisieren: Diese Wettbewerbsvorteile bietet Ihnen ein digitaler Posteingang

Mit der einheitlichen Digitalisierung Ihres Posteingangs sind alle Dokumente immer und überall im Unternehmen verfügbar. Wurde Ihre Post digitalisiert, kann sie unternehmensintern umgehend und zuverlässig zugestellt und bei Bedarf mit Kollegen geteilt werden. Ein digitaler Posteingang sorgt so für eine deutliche Steigerung der Flexibilität.

Dies schlägt sich zum einen in niedrigeren Kosten für die Eingangspostverarbeitung nieder. Zum anderen vereinfacht ein digitaler Posteingang Workflows und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit mit den jeweiligen Unterlagen.

Post digitalisieren: Erster Schritt hin zum smarten Büro

Nicht nur die Bearbeitung von Dokumenten durch Angestellte lässt sich mit einer Digitalisierung des Posteingangs optimieren. Digitale Brief-Post ist auch die Grundlage für eine schrittweise Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Planen Sie mittelfristig beispielsweise die Einrichtung einer automatischen Archivierung von Dokumenten, bietet ein digitaler Posteingang hierfür den Grundstein.

Digitaler Posteingang mit PETRA, die Rundumlösung für Ihr papierloses Büro

Aber wie genau setzen Sie das Thema “Eingangspost digitalisieren” in der Praxis um? Für die digitale Archivierung der Eingangspost steht Ihnen mit der Posteingang-Software PETRA das ideale Werkzeug zur Verfügung. Mit PETRA gestalten Sie Ihre Dokumentendigitalisierung, Dokumentenverteilung, Dokumentenerfassung und Dokumentenarchivierung schneller und reibungsloser denn je.

Briefe digitalisieren: Schnelle Dokumentenerfassung und effiziente Bearbeitung

Für eine digitale Archivierung der Eingangspost wird diese zunächst von Ihren Mitarbeitern eingescannt. Bei Bedarf lässt sich die Reihenfolge eingescannter Seiten einfach per Mausklick ändern. In PETRA werden die Postscans anschließend gemeinsam mit Ihren auf digitalem Wege erhaltenen Dokumenten zentral gespeichert.

Zusätzlicher Mehrwert für Banken: Zahlungsverkehrsbelege können Sie direkt in unser ipsYdion ZV übertragen.
Die digitalisierten Eingangsrechnungen, Belege und Briefe werden nun bei den zuständigen Mitarbeitern bereitgestellt und lassen sich direkt bearbeiten. Dokumente können hierbei mit beliebig vielen Kommentaren versehen werden.

Post digitalisieren: Sichere Verwahrung garantiert

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So funktioniert ein Papierloses Büro!

Unsere Digitalisierungsexperten zeigen Ihnen Live in einem 1-2 stündigen Onlinemeeting wie Sie Ihr papierloses Büro realisieren können. Wir präsentieren Ihnen unsere Lösungen und erarbeiten mit Ihnen Lösungswege zugeschnitten auf Ihr Unternehmen/ Institut. Nutzen Sie die Chance und holen Sie sich kostenlos und unverbindlich neue Impulse; wir freuen uns auf Sie.


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Nach der Bearbeitung werden die Unterlagen sicher verwahrt. Entscheiden Sie hierfür, wo Sie die Dokumente jeweils ablegen möchten:

• Im digitalen Archiv
• Im lokalen Netzwerk als pdf
• In einem anderen System zur Weiterverarbeitung

Hinweis speziell für Banken:
Dank unseres Zusatz-Moduls KUBUS ist das Ablegen für Bankarchive, wie z.B. agree21, bank21 oder agree21-DMS problemlos möglich. KUBUS kann direkt an PETRA angebunden werden, da es auf derselben Technologie beruht.

Lückenlose Dokumentation der Bearbeitung des Posteingangs

Über die PETRA Recherche finden Sie alle Dokumente in Sekunden, egal in welchem Prozessabschnitt sich diese gerade befinden. So ist Ihre Kundenbetreuung in der Lage, Kunden noch besser und schneller Auskunft über den Bearbeitungsstatus eines Anliegens zu geben.

Alle Eingangskanäle digitalisieren und verteilen mit PETRA:

monitor mit petra
Die Vorteile im Überblick

• Keine zeitaufwendigen und teuren Kurierfahrten zur Postverteilung sind mehr nötig
• Zentrale Zusammenführung aller Dokumente aus sämtlichen Eingangskanälen
• Zugang zum System von jedem Arbeitsplatz aus
• Digitalisierung von Eingangsrechnungen + Rechnungsverteilung
• Dokumente sind nachverfolgbar und gehen nicht verloren

• Dokument sind jederzeit auffindbar
• Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Postbearbeitung
• Korrekte Zuordnung der Dokumente in Sekunden
• Kompatibel mit sämtlichen Input-Quellen
• Alle Dokumente können digital bearbeitet werden

• Digitale Postbearbeitung ermöglicht ein papierloses Büro
• Sichere Ablage als PDF oder im digitalen Archiv Ihres Institutes/ Unternehmens
• Umfassende Anpassbarkeit an bestehende Prozesse
• Keine langwierigen Trainingsphasen bei der Einrichtung dank leichter Bedienung
• Keine Software-Installation nötig, da webbasiert
• Umfangreiche und persönliche Unterstützung durch IP-Systeme

So schnell ist eine digitale Poststelle in Ihrem Unternehmen eingerichtet

Viele Unternehmen sind sich zwar der Vorteile digitaler Posteingangs-Software bewusst. Sie zögern jedoch mit der Umsetzung, weil sie den Aufwand der Implementierung scheuen. Wir haben PETRA deshalb so gestaltet, dass sich das Programm besonders leicht in bestehende Prozesse integrieren lässt. PETRA kann vollständig an die Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden und fügt sich auf diese Weise nahtlos ein.

Richten Sie beispielsweise die Dokumentenklasse “Rechnungen” ein und legen Sie “Rechnungswesen” als zuständige Abteilung fest. Bei Bedarf legen Sie außerdem die berechtigten Mitarbeiter fest. Sind in Ihrem Unternehmen Rundschreiben und Laufzettel üblich? Auch derartige Vorgänge lassen sich in PETRA abbilden und automatisieren.

Unkomplizierte Anbindung an bestehende Systeme

Die Software PETRA lässt sich nahtlos an die verschiedensten Folgesysteme/ Archivsysteme anschließen. Schon bei der Entwicklung haben wir PETRA so aufgesetzt, das über eine API Schnittstelle bestehende Softwaresysteme angeschlossen werden können. Sie sagen uns, wo die Daten gespeichert werden sollen; wir erledigen die Anbindung.

Post digitalisieren: Workshop und persönlicher Support für einen reibungslosen Start

Wir unterstützen Sie von der ersten Minute bei der Einrichtung Ihrer digitalen Postbearbeitung mit PETRA. In einem eintägigen Workshop zeigen wir Ihnen die wichtigsten Funktionen – vom Digitalisieren der Dokumente bis hin zum Anlegen der Dokumentklassen und Abteilungen. Außerdem erhalten Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Natürlich stehen wir Ihnen auch nach dem Workshop jederzeit für Fragen zur Verfügung. So ist PETRA im Handumdrehen eingerichtet und startklar.

Technische Details zu PETRA

Benutzeroberfläche:
Die Benutzeroberfläche von PETRA ist einfach und klar strukturiert und somit intuitiv bedienbar. Die Software basiert auf unserer innovativen Produktplattform ipsYdion.

Mögliche Input-Quellen:
• Office Scanner mit TWAIN-Schnittstelle
• Netzwerkscanner
• Multifunktionsgeräte
• E-Mail Anhänge (PDF)
• PDF-Upload (Wordvorlagen von Telefonaten)
• ePost
• e-Briefkasten/ Digitaler Briefkasten (https://vidone.de/emil/)
• Bestehende digitale Dokumente aus Ablagen

Da es sich bei PETRA um eine browserbasierte Anwendung handelt, ist zur Nutzung keine Installation erforderlich. Ihre Mitarbeiter können von jedem beliebigen Arbeitsplatz aus flexibel mit der Software arbeiten.

Bei Bedarf bieten wir komfortable Zusatzfunktionen, wie beispielsweise die Implementierung von Rundschreiben und Laufzetteln in PETRA. Dabei hat jeder Umlauf eine dedizierte Leserliste, die auf Wunsch sequentiell abgearbeitet werden kann. Der Initiator hat die volle Kontrolle über den Lese-Status des Umlaufes.
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