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Digitale Personalakte einführen
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IP Systeme unterstützt Sie bei der digitalen Aktenführung:
Mit Softwarelösung oder als Dienstleistung
Mit KUBUS können Personalakten exakt indiziert (verschlagwortet) und recherchiert werden. Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert. So realisieren Sie Ihr papierloses Büro. Unsere Lösung ist eine „Software as a Service“ Lösung (SaaS), somit entfallen für Sie Server und IT Kosten.
Um digitale Akten in Ihrem Unternehmen zu realisieren, bieten wir zwei Optionen an:
Um digitale Akten in Ihrem Unternehmen zu realisieren, bieten wir zwei Optionen an:
Option 1: Outsourcing
Personalakten digitalisieren lassen durch IP Systeme
Falls Sie nicht über ausreichende personelle Kapazitäten verfügen oder Ihr Personal anderweitig einsetzen möchten, dann ist ein Outsourcing der Personalakten-Digitalisierung an IP Systeme die richtige Lösung.
IP Systeme verfügt über umfassende Erfahrung im Handling von Digitalisierungsprojekten sowie eigenes, erfahrenes Personal. Unsere Kuriere holen Ihre Akten bei vor Ort ab und übernehmen alle logistischen Herausforderungen für Sie.
IP Systeme verfügt über 4 moderne Scanzentren in Hannover - Kassel - Berlin - Kirchzarten.
Diese strategische Verteilung auf ganz Deutschland gewährleistet für Sie eine deutliche Reduzierung der Logistikkosten.
Ihre Dokumente werden einzeln aufbereitet und mithilfe von Hochleistungsscannern schnell digitalisiert. Die Mitarbeiter von IP Systeme verschlagworten die Dokumente in der Erfassungslösung KUBUS. Zum Schluss übergeben wir die digitalisierten Personalakten per Schnittstelle an Ihr Archiv oder HR-System. Die nicht mehr benötigten Papier-Akten werden ordnungsgemäß vernichtet. Akten, welche im Original weiter vorliegen müssen, erhalten Sie nach erfolgter Digitalisierung unbeschadet zurück.
IP Systeme verfügt über umfassende Erfahrung im Handling von Digitalisierungsprojekten sowie eigenes, erfahrenes Personal. Unsere Kuriere holen Ihre Akten bei vor Ort ab und übernehmen alle logistischen Herausforderungen für Sie.
IP Systeme verfügt über 4 moderne Scanzentren in Hannover - Kassel - Berlin - Kirchzarten.
Diese strategische Verteilung auf ganz Deutschland gewährleistet für Sie eine deutliche Reduzierung der Logistikkosten.
Ihre Dokumente werden einzeln aufbereitet und mithilfe von Hochleistungsscannern schnell digitalisiert. Die Mitarbeiter von IP Systeme verschlagworten die Dokumente in der Erfassungslösung KUBUS. Zum Schluss übergeben wir die digitalisierten Personalakten per Schnittstelle an Ihr Archiv oder HR-System. Die nicht mehr benötigten Papier-Akten werden ordnungsgemäß vernichtet. Akten, welche im Original weiter vorliegen müssen, erhalten Sie nach erfolgter Digitalisierung unbeschadet zurück.
Ihre Vorteile des Outsourcing auf einen Blick
- Kein eigener Personaleinsatz nötig, dadurch hohe Zeit- und Kostenersparnis
- Erfahrene und zuverlässige Digitalisierung durch erfahrene IP Mitarbeiter
- Schnelle Projektumsetzung durch einen Projektleiter von IP Systeme
- 4 moderne IP Dienstleistungszentren in Deutschland
- API-Schnittstelle zu Ihrem internen System
Option 2: Inhouse
Personalakten selbst digitalisieren mit der Softwarelösung KUBUS der IP Systeme
Um Unternehmen eine kostengünstige und schnelle Alternative zur Umsetzung der elektronischen Personalakte zu bieten, haben wir die Digitalisierung der Personalakte nach dem SEK Prinzip entwickelt. Es ermöglicht eine schnelle und gezielte Aktenbearbeitung, bei der Sie Ihre eigenen personellen Ressourcen einsetzen können.
Ziel: Realisierung der digitalen Personalakte durch eigene Mitarbeiter
1. Schritt: Systembereitstellung der Software inkl. Unterstützung bei Einrichtung der Scantechnik
2. Schritt: Digitalisierung der Akten durch Ihr eigenes Personal
3. Schritt: Kundenbasierte Verschlagwortung durch Ihre Mitarbeiter
Sie selbst wissen am besten, welche Dokumente mit welchen Begriffen wie indiziert (verschlagwortet) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an IP Systeme denkbar.
Wir passen unser Dienstleistungsangebot immer darauf an, wie es Ihr Projekt und Ihre personellen Ressourcen erfordern.
Ziel: Realisierung der digitalen Personalakte durch eigene Mitarbeiter
1. Schritt: Systembereitstellung der Software inkl. Unterstützung bei Einrichtung der Scantechnik
2. Schritt: Digitalisierung der Akten durch Ihr eigenes Personal
3. Schritt: Kundenbasierte Verschlagwortung durch Ihre Mitarbeiter
Sie selbst wissen am besten, welche Dokumente mit welchen Begriffen wie indiziert (verschlagwortet) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an IP Systeme denkbar.
Wir passen unser Dienstleistungsangebot immer darauf an, wie es Ihr Projekt und Ihre personellen Ressourcen erfordern.
Ihre Vorteile der Inhouse-Digitalisierung auf einen Blick
- Keine externen Logistikkosten
- Vorhandenes Personal kann effizient eingesetzt werden
- Systembereitstellung und Projektbetreuung durch IP Systeme
- Einfach zu bedienende Erfassungslösung KUBUS
Jetzt Gesprächstermin vereinbaren
Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Thomas Mark, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten, mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Lösungskonzept, das auf Ihr Unternehmen, Ihre Bank oder Gewerbebetrieb zugeschnitten ist.
Gerne präsentiert Ihnen Herr Mark unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Thomas Mark, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten, mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Lösungskonzept, das auf Ihr Unternehmen, Ihre Bank oder Gewerbebetrieb zugeschnitten ist.
Gerne präsentiert Ihnen Herr Mark unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
Thomas Mark
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro
Personalakten digitalisieren mit IP Systeme
Stapeln sich bei Ihnen die Personalakten?
Möchten Sie endlich die Personalabteilung digitalsieren?
Sie besitzen bereits eine Personalsoftware brauchen, aber einen Digitalsierungsdienstleister?
Dann sind Sie bei uns genau richtig, wir bringen Ihre analogen Akten in die digitale Welt. Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung geben wir Ihnen folgende Tipps mit an die Hand, was Sie als Unternehmen bei der Umsetzung zu einer digitalen Personalakte beachten müssen.
Möchten Sie endlich die Personalabteilung digitalsieren?
Sie besitzen bereits eine Personalsoftware brauchen, aber einen Digitalsierungsdienstleister?
Dann sind Sie bei uns genau richtig, wir bringen Ihre analogen Akten in die digitale Welt. Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung geben wir Ihnen folgende Tipps mit an die Hand, was Sie als Unternehmen bei der Umsetzung zu einer digitalen Personalakte beachten müssen.
Was ist wichtig bei der Digitalisierung von Personalakten?
- Klarheit über den Umfang der Dokumente
- Exakte Aufbereitung der Personalakten
- Gute Scanner- oder Multifunktionsgeräte-Infrastruktur
- Erfahrenes Scan-Personal
- Professionelle Software für die exakte Indizierung
- Datenschutzkonforme Archivlösung
- Nutzen Sie kein gemischtes Archiv analog und digital
Wir - als IP Systeme - helfen Ihnen mit Know How und unserer Software KUBUS, eine einfache und erfolgreiche Personalakten-Digitalisierung durchzuführen.
Welche Typen von Akten können digitalisiert werden?
IP Systeme ist in der Lage, alle Arten von Akten zu digitalisieren. Für unsere Kunden realisieren wir folgende digitale Aktenprojekte.
Digitale Personalakte - Personalakten scannen (Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse...)
Digitale Kundenakte (Kundenformulare - Kontoeröffnungen - Kontounterlagen - Kundenverträge)
Digitale Kreditakte (Rechnungen, Mahnungen)
Digitale Vertragsakte (Revisionsakten, Prüfberichte)
Digitale Personalakte - Personalakten scannen (Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse...)
Digitale Kundenakte (Kundenformulare - Kontoeröffnungen - Kontounterlagen - Kundenverträge)
Digitale Kreditakte (Rechnungen, Mahnungen)
Digitale Vertragsakte (Revisionsakten, Prüfberichte)
Vorteile: Personalakten digitalisieren
- Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, somit realisieren Sie Ihre Digitale Personalakte.
- Neue Bürokonzepte (Arbeiten aus dem Homeoffice, keine festen Arbeitsplätze)
- Prozessbeschleunigung durch bsp. schnellere Mitarbeiterbetreuung
- Sie haben die Wahl: Eigenregie oder Outsourcing
- Individuelle Projektbetreuung durch IP Systeme (Projektleiter)
- Schaffung von digitalisierten Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens
- Nachhaltigkeit und Platzersparnis im Unternehmen
- HR Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeit mehr für Ihre Kerntätigkeiten einsetzen
- Realisierung der digitalen Personalakte DSGVO konform
- IP Systeme ist ein erfahrener Scandienstleister für Personalakten
Digitalen Workflow ganzheitlich im Unternehmen etablieren
Um ein papierloses Büro zu realisieren, ist es essenziell, auch aktuell ankommende papierhafte Dokumente (Post) von Beginn an, zu digitalisieren. Durch die Realisierung eines digitalen Posteingangs entstehen erst gar keine neuen papierhaften Akten mehr. Desweiteren kann dort gezielt ein Dokumentenworkflow angelegt werden, somit ist eine zielgenaue digitale Dokumentenverteilung gewährleistet.
Immer mehr Unternehmen setzen daher auf unseren digitalen Posteingang PETRA.
Immer mehr Unternehmen setzen daher auf unseren digitalen Posteingang PETRA.
So funktioniert ein Papierloses Büro!
Unsere Digitalisierungsexperten zeigen Ihnen Live in einem 1-2 stündigen Onlinemeeting, wie Sie Ihr papierloses Büro realisieren können. Wir präsentieren Ihnen unsere Lösungen und erarbeiten mit Ihnen Lösungswege, zugeschnitten auf Ihr Unternehmen / Institut.
Nutzen Sie die Chance und holen Sie sich kostenlos und unverbindlich neue Impulse. Wir freuen uns auf Sie!
Live-Demo anfordern
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