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Digitale Personalakte

Personalakten digitalisieren mit IP Systeme

Stapeln sich bei Ihnen die Personalakten?
Möchten Sie endlich die Personalabteilung digitalsieren?
Sie besitzen bereits eine Personalsoftware brauchen, aber einen Digitalsierungsdienstleister?

Dann sind Sie bei uns genau richtig, wir bringen Ihre analogen Akten in die digitale Welt. Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung geben wir Ihnen folgende Tipps mit an die Hand, was Sie als Unternehmen bei der Umsetzung zu einer digitalen Personalakte beachten müssen.

Was ist wichtig bei der Digitalisierung von Personalakten?

  • Klarheit über den Umfang der Dokumente
  • Exakte Aufbereitung der Personalakten
  • Gute Scanner- oder Multifunktionsgeräte-Infrastruktur
  • Erfahrenes Scan-Personal
  • Professionelle Software für die exakte Indizierung
  • Datenschutzkonforme Archivlösung
  • Nutzen Sie kein gemischtes Archiv analog und digital
Wir - als IP Systeme - helfen Ihnen mit Know How und unserer Software KUBUS, eine einfache und erfolgreiche Aktendigitalisierung durchzuführen.

Welche Akten Arten können digitalisiert werden?

IP Systeme ist in der Lage, alle Arten von Akten zu digitalisieren. Für unsere Kunden realisieren wir folgende digitale Aktenprojekte.

Digitale Personalakte - Personalakten scannen (Arbeitszeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge, Zeugnisse...)

Digitale Kundenakte (Kundenformulare - Kontoeröffnungen - Kontounterlagen - Kundenverträge)
Digitale Kreditakte (Rechnungen, Mahnungen)
Digitale Vertragsakte (Revisionsakten, Prüfberichte)
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Einführung elektronische Personalakte: Die Lösungsmöglichkeiten mit IP Systeme

Mit KUBUS können Personalakten exakt indiziert (verschlagwortet) und recherchiert werden. Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert; so realisieren Sie Ihr papierloses Büro. Unsere Lösung ist eine „Software as a Service“ Lösung (SaaS), somit entfallen Server und IT Kosten. Um digitale Akten zu realisieren, bieten wir zwei Lösungswege an.

Option 1: Personalakten digitalisieren lassen durch IP Systeme - Outsourcing

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Wenn Sie nicht über ausreichende personelle Kapazitäten verfügen oder Ihr Personal anderweitig einsetzen möchten, dann ist ein Outsourcing der Aktendigitalisierung an IP Systeme die richtige Lösung.

IP Systeme verfügt über reichhaltige Erfahrung im Handling von Digitalisierungsprojekten sowie erfahrenem Personal. Durch einen eigenen Kurier holen wir Ihre Akten bei Ihnen vor Ort ab und übernehmen somit alle logistischen Herausforderungen für Sie. IP Systeme verfügt über 4 moderne Scanzentren in Hannover - Kassel - Berlin - Kirchzarten, welche eine strategische Verteilung auf ganz Deutschland gewährleisten, somit werden die Logistikkosten deutlich gesenkt.

Sobald Ihre Akten in einem IP Systeme Standort angekommen sind, werden die einzelnen Dokumente aufbereitet und mit Hilfe von Hochleistungsscannern digitalisiert. Die Mitarbeiter von IP Systeme verschlagworten die einzelnen Dokumente sorgfälltig nach Ihren Vorgaben, in der Erfassungslösung KUBUS.

Zum Schluss übergeben wir die digitalen Akten per Schnittstelle an Ihr Archiv und oder an Ihr HR-System. Desweiteren werden nicht mehr gebrauchte Akten, ordnungsgemäß vernichtet und Akten, welche im Original weiter vorliegen müssen, nach Beendigung übergeben.

Die Vorteile in Kürze:
• Kein eigener Personaleinsatz nötig, dadurch hohe Zeitersparnis
• Erfahrenes Personal durch IP Mitarbeiter
• Schnelle Projektumsetzung durch einen Projektleiter von IP Systeme
• 4 moderne IP Dienstleistungszentren
• API Schnittstelle
Aktendigitalisierung Ablauf
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Personalakten digitalisieren mit IP Systeme
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Was beinhaltet ein Angebot von IP Systeme:
• Reflexion auf die Gegebenheiten (Menge - Lage - Komplexität)
• Projektbeschreibung (Technikeinsatz und Ablauf des möglichen Projektes)
• Klare Preiskalkulation inkl. Transport

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Option 2: Personalakten digitalisieren in Eigenregie mit KUBUS

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Um Unternehmen eine kostengünstige und schnelle Alternative zur Umsetzung der elektronischen Personalakte zu bieten, haben wir die Digitalisierung der Personalakte nach dem SEK Prinzip entwickelt; diese verspricht eine schnelle und gezielte Aktenbearbeitung, bei der Sie Ihre eigenen personellen Ressourcen einsetzen können.

Ziel: Realisierung der digitalen Personalakte durch eigene Mitarbeiter

1 Schritt: Systembereitstellung der Software (inkl. Unterstützung bei der Scantechnik)
2. Schritt: Erfassung (Digitalisierung der Akten durch den Kunden)
3. Schritt: Kundenbasierte Verschlagwortung: Sie wissen am besten, welche Dokumente mit welchem Begriff, wie indiziert (verschlagwortet) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an IP Systeme denkbar, so wie es das Projekt, sowie die personellen Ressourcen erfordern.

Die Vorteile in Kürze:
• Es fallen keine Logistikkosten an
• Geringe Kosten, da die personellen Ressorcen schon vorhanden sind
• Systembereitstellung und Projektbetreuung durch IP Systeme
• Einfach zu bedienende Erfassungslösung KUBUS
Akten selber digitalisieren Ablauf

Vorteile: Personalakten digitalisieren

  • Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, somit realisieren Sie Ihre Digitale Personalakte.
  • Neue Bürokonzepte (Arbeiten aus dem Homeoffice, keine festen Arbeitsplätze)
  • Prozessbeschleunigung durch bsp. schnellere Mitarbeiterbetreuung
  • Sie haben die Wahl: Eigenregie oder Outsourcing
  • Individuelle Projektbetreuung durch IP Systeme (Projektleiter)
  • Schaffung von digitalisierten Geschäftsprozessen innerhalb des Unternehmens
  • Nachhaltigkeit und Platzersparnis im Unternehmen
  • HR Mitarbeiter können Ihre Arbeitszeit mehr für Ihre Kerntätigkeiten einsetzen
  • Realisierung der digitalen Personalakte DSGVO konform
  • IP Systeme ist ein erfahrener Scandienstleister für Personalakten

Weitere Digitalisierungslösungen - digitaler Workflow

Um ein papierloses Büro zu realisieren, ist es essenziell, auch aktuell ankommende papierhafte Dokumente (Post) von Beginn an, zu digitalisieren. Durch die Realisierung eines digitalen Posteingangs entstehen erst gar keine neuen papierhaften Akten mehr. Desweiteren kann dort gezielt ein Dokumentenworkflow angelegt werden, somit ist eine zielgenaue digitale Dokumentenverteilung gewährleistet. Immer mehr Unternehmen setzen daher auf unseren digitalen Posteingang PETRA
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Oliver Merz
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Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Oliver Merz, wie auch Sie die digitale Personalakte in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen ein individuelles Lösungskonzept zugeschnitten auf Ihr Unternehmen.

Gerne präsentiert Herr Merz Ihnen unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
Oliver Merz
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: papierloses Büro