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e-Briefkasten EMIL
EMIL macht Ihren Posteingang papierlos, indem er die Dokumente Ihrer Kunden einscannt. Er erfasst die verschiedenen Briefe, Überweisungen und Formulare beidseitig bis zum Format DIN A4 und leitet sie an die zuständige Stelle weiter. In Kombination mit unserer Softwarelösung PETRA können Sie so schnell auf vollautomatische digitale Bearbeitungsprozesse umsteigen.
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Ein Kiosk-Scanner kombiniert mit unserer digitalen Posteingang-Software:
Eine erstklassige Kombination!
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Kostenoptimierung am Beispiel von Banken
Die Kostenstruktur der Banken steht unter hohem Druck, da die Zinsmargen sinken, die regulatorischen Anforderungen steigen und die Digitalisierung neue Investitionen erfordert. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Rentabilität zu sichern, müssen die Banken ihre Kostenstruktur optimieren durch:
- die Vereinfachung von Prozessen
- die Automatisierung von Routineaufgaben
- die Auslagerung von nicht-kerngeschäftlichen Funktionen
Anforderungen und Kostenfaktoren
- Täglich werden Zahlungsverkehrsbelege in den Geschäftsstellen eingereicht
- Verarbeitungsfristen müssen eingehalten werden
- Steigende Stückkosten durch abnehmende Belegmengen
- Kosten für Kurier- und Zustelldienste verteilen sich auf immer weniger ZV-Dokumente
- Hohe Kosten für die Leerung von geografisch abgelegenen Briefkästen
Die Lösung: Dezentrales Scannen im Self-Service mit dem e-Briefkasten
- Der e-Briefkasten mit ipsYdion PETRA (Digitaler Posteingang) ersetzt den klassischen Briefkasten samt Leerung
- Kostensenkung durch Scannen direkt in den Geschäftsstellen (Self Scanning)
- Verschlankung der Prozesse, dadurch kürzere Verarbeitungszeiten
- Zufriedenere Kunden und Mitarbeiter
- Schnellerer und effizienterer Ablauf (Bessere Durchlaufzeiten)
- Einsparungen durch Wegfall von Kurier und Boten
- Keine manuelle und kostenaufwendige Bearbeitung in der Poststelle
- Verarbeitung des kompletten Posteingangs bis A4-Format
- Integrierte Anbindung an ipsYdion PETRA
- Kombination e-Briefkasten und ipsYdion PETRA ermöglich eine sekundenschnelle Postverteilung
- Eine Weiterleitung an ein oder Ihr Ablagesystem ist ebenfalls möglich.
Jetzt Gesprächstermin vereinbaren
Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Thomas Mark, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten, mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Lösungskonzept, das auf Ihr Unternehmen, Ihre Bank oder Gewerbebetrieb zugeschnitten ist.
Gerne präsentiert Ihnen Herr Mark unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Thomas Mark, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten, mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Lösungskonzept, das auf Ihr Unternehmen, Ihre Bank oder Gewerbebetrieb zugeschnitten ist.
Gerne präsentiert Ihnen Herr Mark unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
Thomas Mark
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro
Mögliche Einsatzfelder
- Dokumentenscanning und Verteilung in der Logistikbranche (Übergabeprotokolle, Hauspost, Lieferbescheinigungen)
- Dokumentenannahme bei Partner-Standorten (Tankstellen, Kiosk, etc.)
- Mitarbeiterdokumentenabgabe an Produktionsstandorten im verarbeitenden Gewerbe
- Einreichung von manuellen Gästemeldeblättern an Tourismusverbände
- Dokumentenscanning von Antragsformularen bei Behörden oder Kommunen
- Dokumentenscanning in Personal- oder Vertriebsabteilungen (Krankmeldungen, Urlaubsanträge, etc.)
Einbindung bereits bestehender Hardware
Grundsätzlich binden wir bei unseren Projekten natürlich auch bereits bestehende Hardwaregeräte mit ein.
- GiroScanBoxen (im Zahlungsverkehr)
- Scanner (Markenunabhängig)
- Multifunktionsgeräte (Markenunabhängig)
Egal aus welcher Quelle: Wir bringen die Daten in unser oder in Ihr System.
Bezugsquelle für den EMIL e-Briefkasten
Der EMIL e-Briefkasten wird nicht von IP Systeme vertrieben oder hergestellt. IP Systeme kann jedoch den EMIL an die Lösung PETRA anbinden. Bei direktem Interesse am EMIL e-Briefkasten bitten wir Sie, Kontakt mit den folgenden Firmen aufzunehmen.
VR Betriebservice (Landau)
vidone gmbH (Grünwald bei München)
VR Betriebservice (Landau)
vidone gmbH (Grünwald bei München)
FAQ – die häufigsten Fragen und Antworten zum e-Briefkasten
Wofür steht der Name EMIL?
EMIL – die Abkürzung steht für „Electronic Multi Intelligent Letterbox“ – ist ein multifunktionaler und intelligenter elektronischer Briefkasten.
Aus welchen Komponenten besteht der e-Briefkasten?
- EMIL e-Briefkasten
- Softwareapplikation ipsYdion PETRA Basis zum Sammeln und Mailen der Dokumente an Empfänger
- Betriebsservice für Monitoring und Update-Service
Wie funktioniert der e-Briefkasten (Technik)?
Technik sollte in erster Linie eins: Dem Menschen nützlich sein. Bei unserem EMIL e-Briefkasten wird modernste Technik so eingesetzt, dass das Leben einfacher wird.
Höchste Sicherheitsstandards und die Unabhängigkeit von komplexen zentralen Softwarelösungen machen den Einsatz in allen Umgebungen möglich. Die Installation von EMIL ist einfacher als das Aufhängen eines Briefkastens. Plug & play – eine Steckdose und ein Zugang zum Internet reichen aus.
Mit der integrierten Applikation ipsYdion PETRA Basis der Firma IP Systeme können Sie den e-Briefkasten als Start in Ihre digitale Postannahme und -verteilung verwenden, ohne vorher langwierige Prozess- und Dokumentenanalysen oder Softwareprojekte gestartet zu haben.
Höchste Sicherheitsstandards und die Unabhängigkeit von komplexen zentralen Softwarelösungen machen den Einsatz in allen Umgebungen möglich. Die Installation von EMIL ist einfacher als das Aufhängen eines Briefkastens. Plug & play – eine Steckdose und ein Zugang zum Internet reichen aus.
Mit der integrierten Applikation ipsYdion PETRA Basis der Firma IP Systeme können Sie den e-Briefkasten als Start in Ihre digitale Postannahme und -verteilung verwenden, ohne vorher langwierige Prozess- und Dokumentenanalysen oder Softwareprojekte gestartet zu haben.
Wie läuft die Postbearbeitung insgesamt ab?
Alle Dokumente, also die eingescannten und digital eingegangenen (z.B. via e-Briefkasten), werden automatisch an einer zentralen Stelle in ipsYdion PETRA abgelegt und von dort je nach Dokumentenklasse den zuständigen Abteilungen bzw. Personen zugewiesen.