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Digitale Kunden- & Kreditakte für Genossenschaftsbanken
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Worauf muss geachtet werden?
Aufgrund unserer jahrelangen Erfahrung geben wir Ihnen folgende Tipps mit an die Hand, was Sie als Genossenschaftsbank bei der Umsetzung einer digitalen Kundenakte oder digitalen Kreditakte beachten sollten.
- Klarheit über den Umfang der Dokumente
- Gute Scanner- oder Multifunktionsgeräte-Infrastruktur
- Erfahrenes Scan-Personal
- Professionelle Software für die exakte Indizierung
- Datenschutzkonforme Archivlösung
- Nutzen Sie kein gemischtes Archiv analog und digital
Wir - als IP Systeme - helfen Ihnen mit Know How und unserer Software KUBUS, eine einfache und erfolgreiche Aktendigitalisierung durchzuführen.
Welche Akten können digitalisiert werden?
IP Systeme ist in der Lage, alle Arten von Akten zu digitalisieren. Für unsere Kunden realisieren wir folgende digitale Aktenprojekte.
• Digitale Kundenakte (Kundenformulare - Kontoeröffnung -Kontounterlagen - Kundenverträge)
• Digitale Kreditakte (Rechnungen, Mahnungen)
• Digitale Personalakte (Bewerbungsunterlagen)
• Digitale Vertragsakte (Revisionsakten, Prüfberichte)
• Digitale Kundenakte (Kundenformulare - Kontoeröffnung -Kontounterlagen - Kundenverträge)
• Digitale Kreditakte (Rechnungen, Mahnungen)
• Digitale Personalakte (Bewerbungsunterlagen)
• Digitale Vertragsakte (Revisionsakten, Prüfberichte)
Projektguide - Starthilfe
Ganz einfach zur individuellen Digitalisierungslösung
Die Ausgangssituation: Archivierung auf Papier
Worauf Sie bei der Aktendigitalisierung achten müssen
Der Nutzen einer Aktendigitalisierung
Maßgeschneiderte Digitalisierung
Projektbeispiel Kundenaktendigitalisierung bei einer Volksbank
Ablaufschaubild: Akten digitalisieren lassen
Die Möglichkeiten der Aktendigitalisierung mit IP Systeme
Archivübergabe und Integration
Ablaufschaubild Aktendigitalisierung: Inhouse-Digitalisierung
Mögliche Inputquellen / Eingangskanäle
Datenschutz und Revision
Jetzt Projektguide lesen
Ganz einfach zur individuellen Digitalisierungslösung
Die Ausgangssituation: Archivierung auf Papier
Worauf Sie bei der Aktendigitalisierung achten müssen
Der Nutzen einer Aktendigitalisierung
Maßgeschneiderte Digitalisierung
Projektbeispiel Kundenaktendigitalisierung bei einer Volksbank
Ablaufschaubild: Akten digitalisieren lassen
Die Möglichkeiten der Aktendigitalisierung mit IP Systeme
Archivübergabe und Integration
Ablaufschaubild Aktendigitalisierung: Inhouse-Digitalisierung
Mögliche Inputquellen / Eingangskanäle
Datenschutz und Revision
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E-Akte: Lösungsmöglichkeiten mit IP Systeme
Mit KUBUS können Akten exakt indiziert (verschlagwortet) und recherchiert werden. Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert; so realisieren Sie Ihr papierloses Büro. Unsere Lösung ist eine „Software as a Service“ Lösung (SaaS), somit entfallen Server und IT Kosten. Um digitale Akten zu realisieren, bieten wir zwei Lösungswege an.
Option 1: Akten digitalisieren in Dienstleistung durch IP Systeme - Outsourcing
Wenn Sie nicht über ausreichende personelle Kapazitäten verfügen oder Ihr Personal anderweitig einsetzen möchten, dann ist ein Outsourcing der Aktendigitalisierung an IP Systeme die richtige Lösung.
IP Systeme verfügt über reichhaltige Erfahrung im Handling von Digitalisierungsprojekten sowie erfahrenem Personal. Durch einen eigenen Kurier holen wir Ihre Akten bei Ihnen vor Ort ab und übernehmen somit alle logistischen Herausforderungen für Sie. IP Systeme verfügt über 4 moderne Scanzentren in Hannover - Kassel - Berlin - Kirchzarten, welche eine strategische Verteilung auf ganz Deutschland gewährleisten, somit werden die Logistikkosten deutlich gesenkt.
Sobald die Akten bei den IP Standorten angekommen sind, werden die einzelnen Dokumente aufbereitet und mithilfe von Hochleistungsscannern digitalisiert. Die Mitarbeiter von IP Systeme verschlagworten die Dokumente in der Erfassungslösung KUBUS. Zum Schluss übergeben wir die digitalen Akten per Schnittstelle an das Kernbankensystem der Atruvia.
Die Vorteile in Kürze:
• Kein eigener Personaleinsatz nötig, dadurch hohe Zeitersparnis
• Erfahrenes Personal durch IP Mitarbeiter
• Schnelle Projektumsetzung durch einen Projektleiter von IP Systeme
• 4 moderne IP Dienstleistungszentren
• Schnittstelle - Kernbankenarchiv
IP Systeme verfügt über reichhaltige Erfahrung im Handling von Digitalisierungsprojekten sowie erfahrenem Personal. Durch einen eigenen Kurier holen wir Ihre Akten bei Ihnen vor Ort ab und übernehmen somit alle logistischen Herausforderungen für Sie. IP Systeme verfügt über 4 moderne Scanzentren in Hannover - Kassel - Berlin - Kirchzarten, welche eine strategische Verteilung auf ganz Deutschland gewährleisten, somit werden die Logistikkosten deutlich gesenkt.
Sobald die Akten bei den IP Standorten angekommen sind, werden die einzelnen Dokumente aufbereitet und mithilfe von Hochleistungsscannern digitalisiert. Die Mitarbeiter von IP Systeme verschlagworten die Dokumente in der Erfassungslösung KUBUS. Zum Schluss übergeben wir die digitalen Akten per Schnittstelle an das Kernbankensystem der Atruvia.
Die Vorteile in Kürze:
• Kein eigener Personaleinsatz nötig, dadurch hohe Zeitersparnis
• Erfahrenes Personal durch IP Mitarbeiter
• Schnelle Projektumsetzung durch einen Projektleiter von IP Systeme
• 4 moderne IP Dienstleistungszentren
• Schnittstelle - Kernbankenarchiv
Option 2: Akten digitalisieren in Eigenregie mit KUBUS
Um Genossenschaftsbanken eine kostengünstige und schnelle Alternative zur Umsetzung der E-Akte zu bieten, haben wir die Aktendigitalisierung nach dem SEK Prinzip entwickelt; diese verspricht eine schnelle und gezielte Aktenbearbeitung, bei der Sie Ihre eigenen personellen Ressourcen einsetzen können.
Ziel: Realisierung der digitalen Kundenakte / digitalen Kreditakte
1 Schritt: Systembereitstellung der Software (inkl. Unterstützung bei der Scantechnik)
2. Schritt: Erfassung (Digitalisierung der Akten durch den Kunden)
3. Schritt: Kundenbasierte Verschlagwortung: Sie wissen am besten, welche Dokumente mit welchem Begriff, wie indiziert (verschlagwortet) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an IP Systeme denkbar, so wie es das Projekt, sowie die personellen Ressourcen erfordern.
Die Vorteile in Kürze:
• Es fallen keine Logistikkosten an
• Geringe Kosten, da die personellen Ressourcen schon vorhanden sind
• Systembereitstellung und Projektbetreuung durch IP Systeme
• Einfach zu bedienende Erfassungslösung KUBUS
Ziel: Realisierung der digitalen Kundenakte / digitalen Kreditakte
1 Schritt: Systembereitstellung der Software (inkl. Unterstützung bei der Scantechnik)
2. Schritt: Erfassung (Digitalisierung der Akten durch den Kunden)
3. Schritt: Kundenbasierte Verschlagwortung: Sie wissen am besten, welche Dokumente mit welchem Begriff, wie indiziert (verschlagwortet) und archiviert werden sollten. An dieser Stelle ist auch eine arbeitsteilige Vorgehensweise oder gar die volle Auslagerung dieses Arbeitsschrittes an IP Systeme denkbar, so wie es das Projekt, sowie die personellen Ressourcen erfordern.
Die Vorteile in Kürze:
• Es fallen keine Logistikkosten an
• Geringe Kosten, da die personellen Ressourcen schon vorhanden sind
• Systembereitstellung und Projektbetreuung durch IP Systeme
• Einfach zu bedienende Erfassungslösung KUBUS
Das Ablaufschema unserer Aktendigitalisierung
Beim Ablauf von Aktendigitalisierungsprojekten folgen wir unserem bewährten Ablaufschema, welches gezielt bei Genossenschaftsbanken zum Einsatz kommt. Der Input für die Digitalisierung Ihrer Dokumente kann nicht nur durch Scanner und Multifunktionsgeräte erfolgen, sondern auch durch einen Import aus Verzeichnissen, E-Mailimport oder durch einen Upload einzelner Dateien.
Entscheidend ist dabei die Qualität des Dokumentes, welches in guter Qualität vorliegen sollte. Am Ende einer Aktendigitalisierung bestücken wir Ihr Archiv der Atruvia AG (agree 21DMS) – (agree 21FCMS) nach den drei Kernablagen - Kunde, Bank und Unternehmen -. Alternativ bestücken wir auch andere genutzte Archive bsp. Henrichsen…
Entscheidend ist dabei die Qualität des Dokumentes, welches in guter Qualität vorliegen sollte. Am Ende einer Aktendigitalisierung bestücken wir Ihr Archiv der Atruvia AG (agree 21DMS) – (agree 21FCMS) nach den drei Kernablagen - Kunde, Bank und Unternehmen -. Alternativ bestücken wir auch andere genutzte Archive bsp. Henrichsen…
Jetzt Angebot anfragen
Was beinhaltet ein Angebot von IP Systeme:
• Reflexion auf die Gegebenheiten (Menge - Lage - Komplexität)
• Projektbeschreibung (Technikeinsatz und Ablauf des möglichen Projektes)
• Klare Preiskalkulation inkl. Transport
Angebot anfragen
Was beinhaltet ein Angebot von IP Systeme:
• Reflexion auf die Gegebenheiten (Menge - Lage - Komplexität)
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Einblick in die Erfassungsmaske
Die Digitalisierungslösung KUBUS ist in Ihrer Anwendung flexibel einsetzbar. Es können beliebig viele und verschiedene Erfassungsfelder implementiert werden. Durch dieses Baukastenprinzip können wir über den Stand hinaus nahezu alle individuellen Anforderungen erfüllen.
Beispiel Kundenakte:
Archivübergabe – Archivschnittstelle
Als Partner der Atruvia AG gewährleisten wir Ihnen eine medienbruchfreie Aktendigitalisierung mit IP Systeme. Mit unserer Lösung KUBUS können alle Akten indiziert (verschlagwortet) und an agree21DMS / FCMS übergeben werden, oder auf interne Archivdatenträger übertragen werden. Folgende Grafik veranschaulicht unsere Einbindung in das Netz der Atruvia AG.
Die Vorteile digitaler Akten - IP Systeme
- Sämtliches Papiergut wird digitalisiert und abgespeichert, somit realisieren Sie Ihr papierloses Büro
- Prozessbeschleunigung durch bsp. schnellere Kundenreaktion
- Sie haben die Wahl: Eigenregie oder Outsourcing
- Individuelle Projektbetreuung durch IP Systeme
- Schaffung von digitalisierten Geschäftsprozessen innerhalb Ihrer Bank
- Nachhaltigkeit und Platzersparnis
- Neue Bürokonzepte (Arbeiten aus dem Homeoffice, keine festen Arbeitsplätze)
Weitere Digitalisierungslösungen - digitaler Workflow
Um ein papierloses Büro zu realisieren, ist es essenziell, auch aktuell ankommende papierhafte Dokumente (Post) von Beginn an, zu digitalisieren. Durch die Realisierung eines digitalen Posteingangs entstehen erst gar keine neuen papierhaften Akten mehr. Desweiteren kann dort gezielt ein Dokumentenworkflow angelegt werden, somit ist eine zielgenaue digitale Dokumentenverteilung gewährleistet. Immer mehr Volks- und Raiffeisenbanken setzen daher auf unseren digitalen Posteingang PETRA
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Erfahren Sie in einem Gespräch mit dem Digitalisierungsexperten Thomas Mark, wie auch Sie Ihr papierloses Büro in Ihrem Unternehmen erfolgreich etablieren können. Wir erarbeiten, mit Ihnen gemeinsam ein individuelles Lösungskonzept, das auf Ihr Unternehmen/ Bank zugeschnitten ist.
Gerne präsentiert Ihnen Herr Mark unsere Lösungen in einer individuellen Live-Demo.
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Thomas Mark
Digitalisierungsexperte
Fachgebiet: Papierloses Büro
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